HINWEISE ZUM DATENSCHUTZ (Microsoft Teams)

Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO.

Zweck: Einsatz von Microsoft Teams – Aufzeichnung & Transkription von Meetings

(Stand: Februar 2026)

1) Verantwortlicher

DOK SYSTEME Ingenieurgesellschaft für Kommunikationstechnik mbH

Steinriede 7 in 30827 Garbsen
Telefon: +49 5131 49 33-0
E-Mail: info@doksysteme.de

2) Verantwortlicher für den Datenschutz

Daniel Möller (extern)
DaMoCon Möller Consulting
E-Mail: datenschutzbeauftragter@doksysteme.de

3) Zweck der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Wir nutzen Microsoft Teams zur Durchführung von Online-Meetings. In bestimmten Fällen werden Meetings

• aufgezeichnet (Audio/Video/Bildschirmfreigabe)
• und/oder automatisch transkribiert (Erstellung eines Textprotokolls)

zu folgenden Zwecken:

• Dokumentation von Besprechungsergebnissen und Entscheidungen
• Nachvollziehbarkeit von Arbeitsaufträgen und Zuständigkeiten
• Qualitätssicherung, interne Nachbereitung und Protokollführung
• Unterstützung bei Abwesenheit einzelner Beteiligter

4) Rechtsgrundlagen (Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO)

a) Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Sofern eine Aufzeichnung und/oder Transkription erfolgt, basiert die Verarbeitung gegenüber aktiv teilnehmenden Personen grundsätzlich auf Einwilligung.

• Die Einwilligung wird vor Start der Aufzeichnung eingeholt.
• Ohne Einwilligung findet keine Aufzeichnung/Transkription statt.
• Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

b) Beschäftigtendaten (Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG)
Soweit Mitarbeitende betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von:

• § 26 Abs. 1 BDSG, soweit die Aufzeichnung/Transkription zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (z. B. Dokumentation von Arbeitsanweisungen, Projektentscheidungen).
• § 26 Abs. 2 BDSG, sofern eine Einwilligung im Beschäftigungskontext erforderlich ist (insbesondere bei nicht erforderlichen Aufzeichnungen).

5) Hinweis nach § 201 StGB (Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes)

Das nicht öffentlich gesprochene Wort ist strafrechtlich geschützt.

• Eine Aufzeichnung von Gesprächen ist nur zulässig, wenn alle betroffenen Gesprächsteilnehmenden vorher ausdrücklich zugestimmt haben.
• Das gilt auch für Audioaufzeichnungen sowie für Transkriptionen, soweit diese auf Audioinhalten basieren.
• Unerlaubte Aufzeichnungen können nach § 201 StGB strafbar sein.

6) Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen von Aufzeichnung/Transkription können insbesondere verarbeitet werden:

• Bild- und Tonaufnahmen (Video/Audio)
• Name, Benutzername, E-Mail-Adresse
• Chatnachrichten, geteilte Dateien, Bildschirmfreigaben
• Transkriptinhalte (gesprochener Text)
• Metadaten (Zeitpunkt, Dauer, Teilnehmerliste)

7) Empfänger / Kategorien von Empfängern (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Empfänger können sein:

• interne Stellen (Teilnehmende, Projektteams, Protokollverantwortliche)
• IT-Administration
• Microsoft Ireland Operations Limited als Auftragsverarbeiter (Microsoft 365 / Teams)

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, sofern dies erforderlich ist oder eine Rechtsgrundlage besteht.

8) Datenübermittlung (Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Die Verarbeitung erfolgt in der Microsoft 365 Cloud. Der Serverstandort liegt in Europa (EU/EWR).

Hinweis: Abhängig von Support- und Sicherheitsleistungen kann ein Zugriff durch Microsoft-Gesellschaften außerhalb der EU/EWR technisch nicht vollständig ausgeschlossen sein. In diesem Fall erfolgt die Absicherung durch geeignete Garantien (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln) und ergänzende Schutzmaßnahmen gemäß Art. 44 ff. DSGVO.

9) Speicherdauer (Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO)

Aufzeichnungen und Transkripte werden nur so lange gespeichert, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist.

• Standard: 14 Tage
• Längere Speicherung nur bei dokumentationspflichtigen Vorgängen (z. B. Compliance, Nachweisführung) oder mit gesonderter Begründung.

10) Widerruf der Einwilligung (Art. 13 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, z. B. per E-Mail an:
E-Mail: datenschutzbeauftragter@doksysteme.de

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

11) Betroffenenrechte (Art. 13 Abs. 2 lit. b DSGVO)

Betroffene Personen haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO), soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt würde

12) Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO)

Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere am Sitz unseres Unternehmens.

13) Pflicht der Bereitstellung der Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO)

Die Teilnahme an Meetings ist ggf. arbeitsvertraglich erforderlich.
Die Teilnahme an Aufzeichnungen/Transkription ist jedoch grundsätzlich freiwillig und erfolgt – soweit erforderlich – nur nach Einwilligung.

14) Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO)

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.