VUCA UND AGIL

"Alles hängt mit allem zusammen" – Das war das erstaunte Resümee des Auftraggebers nach einer ersten Analysephase für eine umfassende Neuausrichtung der eigenen IT-Systeme – das Veränderungsprojekt würde wohl etwas umfangreicher als anfänglich gedacht. Um komplexe Veränderungen der IT-Landschaft erfolgreich in kurzer Zeit umzusetzen, empfiehlt DOK SYSTEME die Berücksichtigung der Besonderheiten des sogenannten VUCA-Umfeldes und insbesondere den Einsatz agiler Vorgehensweisen.

Das Akronym VUCA entstand in den 1990er Jahren, um die neue multilaterale Welt zu beschreiben. Die englischen Begriffe VOLATILITY (Schwankungen oder Brisanz), UNCERTAINTY (Ungewissheit oder Verunsicherung), COMPLEXITY (Vielschichtigkeit) und AMBIGUITY (Mehrdeutigkeit) beschreiben auch sehr gut die heutigen Eigenschaften der (weltweit) vernetzten Systeme; ganz gleich, ob es dabei um IT-Systeme, Unternehmensstrukturen oder Handelsbeziehungen geht.

Umfangreiche Veränderungen der IT-Landschaft sind VUCA

Je umfangreicher die Veränderungen an der IT-Landschaft (z. B. durch grundlegende Anpassungen der IT-Architektur, Einsatz neuer Softwaresysteme oder Einbindung externer IT-Service-Provider), umso stärker wirken sich die VUCA-Einflüsse auf die Umsetzung des Projektes aus.

Werden die VUCA-Einflüsse nicht beachtet, entstehen Missverständnisse über die Kundenwünsche, auf vorher nicht absehbare technische Hindernisse und Veränderungen der Zielsetzungen während des Projekts kann nicht mehr reagiert werden. Infolgedessen stimmen häufig die Projektergebnisse nur zum Teil oder auch gar nicht mit den Erwartungen überein und die nachträglichen Anpassungen sprengen den Budget- und Zeitrahmen. Um ein Scheitern des Projektes zu vermeiden, sollten schon vor Beginn eines Veränderungsprojektes die grundlegenden Vorgehensweisen geeignet aufgesetzt werden.

Gewachsene Strukturen sind schwer durchschaubar

IT-Landschaften sind in der Regel über viele Jahre gewachsen und immer wieder erweitert worden. Dabei sind Systeme verschiedener Hersteller eng miteinander verknüpft. An den Erweiterungen waren häufig externe Berater und Dienstleister beteiligt, die später nicht mehr greifbar sind. Gleiches gilt für interne Mitarbeiter, die auf andere Positionen gewechselt sind oder das Unternehmen verlassen haben. Dokumentation bleibt häufig lästige Pflicht oder aus Zeitmangel auf der Strecke. Nicht zuletzt bleibt zudem offen, ob es gelingt, die wesentlichen Informationen in geeigneter Weise abzulegen, so dass sie später für Außenstehende leicht verständlich und nutzbar sind. Die Folge ist, dass mit steigendem Umfang die Unschärfe der Erkenntnisse über die Funktion und Abhängigkeiten der vorhandenen IT-Systeme deutlich ansteigt.

Bereits die Ausgangssituation weist also die VUCA-Eigenschaften UNCERTAINTY, COMPLEXITY und AMBIGUITY auf.

Veränderungen an der IT-Landschaft bringen viele weitere VUCA-Einflüsse

Schnelle Marktentwicklung und kurze Innovationszyklen bei eingesetzten IT-Systemen machen kontinuierlich Anpassungen an der IT-Landschaft notwendig.

Hinzu kommt eine hohe Veränderungsgeschwindigkeit des eigenen Geschäftsbetriebes, die z. B. aus disruptiven Veränderungen der Geschäftsmodelle resultiert, aus neuen Produkten oder aus Partnern, mit denen die Produkte oder Dienstleistungen gemeinsam erzeugt werden.

Eine gemeinsame Produktion verschiedener Partner erfordert IT-Systeme, die die notwendigen Planungs-, Produktions- und Betriebsprozesse unternehmensübergreifend unterstützen und steuern. Dazu werden diese IT-Systeme verschiedener Hersteller komplex verbunden.

Eine strategisch orientierte IT-Strategie muss von Beginn an Flexibilität für kurzfristige und teils gravierende Änderungen beinhalten. Es gilt, mit den VUCA-Eigenschaften VOLATILITY und UNCERTAINTY so umzugehen, dass sowohl die Anforderungen des Geschäftsbetriebes als auch die Anforderungen des eigenen IT-Betriebes möglichst gut berücksichtigt werden.

Die initiale Erstellung von IT-Systemen für neue Geschäftsmodelle wird häufig von Startups umgesetzt, die mit einer auf Kreativität ausgelegten, schnellen Arbeitsweise vorgehen. Die Verbindung einer Startup-Kultur mit den klassischen Arbeits- und Organisationsformen ist eine besondere Herausforderung und ein gutes Beispiel für die Mehrdeutigkeit der Einflussfaktoren (AMBIGUITY).

Projekterfahrungen von DOK SYSTEME bestätigen die Erfolgsfaktoren

Verschiedene durch DOK SYSTEME begleitete Veränderungen der IT-Landschaft bestätigen in der Praxis die theoretische Methodik für Erfolgsfaktoren im VUCA-Umfeld, die ebenfalls in das Akronym VUCA (VISION, UNDERSTANDING, CLARITY und AGILITY) gefasst werden können.

Ausgangspunkt für komplexe Veränderungen der IT-Landschaft ist eine für alle Beteiligten verständliche und nachvollziehbare Vision des gewünschten Ergebnisses.

Dabei ist für eine erfolgreiche Umsetzung von besonderer Bedeutung, dass diese Vision mit dem Kunden gemeinsam entwickelt wird, um eine möglichst hohe Akzeptanz zu erreichen und ein möglichst umfassendes Bild der Perspektiven der verschiedenen Shareholder zu erhalten. Diese strategisch ausgerichtete Vision unterstützt im Projektverlauf die regelmäßige Prüfung, ob sich das Projektergebnis noch im Zielkorridor befindet. Eine geeignete Form zur Erarbeitung sind Workshops, in die die verschiedenen Shareholder eingebunden werden.

In der Regel gibt es eine große Anzahl von Beteiligten, die sowohl in direkter Kommunikation oder mittels der schriftlichen Dokumentation in das Projekt einbezogen werden. Für ein gemeinsames Verständnis der Projektaufgabe und der gewünschten Ergebnisse sind Klarheit und Eindeutigkeit in der Kommunikation und in der Dokumentation daher unabdingbar, um Interpretationsspielräume zu minimieren. Eine fokussierte Vorgehensweise hält alle Beteiligten auf einem gemeinsamen Stand.

Ein umfassendes Verständnis über die verschiedenen Aspekte von der Technik über Geschäftsprozesse, Unternehmensziele und -kultur entsteht im engen Austausch mit dem Kunden. Je nach Aufgabenstellung wird die Informationstiefe variiert und im Laufe des Projektes immer wieder angepasst, so dass ein intensiver gemeinsamer Lernprozess entsteht.

Für die erfolgreiche Umsetzung komplexer Veränderungen der IT-Landschaft ist die Anwendung agiler Prinzipien von großer Bedeutung. Anstelle einer klassischen detaillierten Planung mit Lasten- und Pflichtenheft im Vorfeld der Umsetzung bietet das Scrum-Framework eine Vorgehensweise, die auf schnelle Teilergebnisse und schnelles Lernen ausgelegt ist („Fail fast, Learn fast“). Das Lernen im Projektverlauf führt u. a. dazu, dass erstellte Teilergebnisse die weitere Vorgehensweise beeinflussen können. Jedes Teilergebnis wird sofort nach der Erstellung an der Vision validiert. Dazu wird der sogenannte „Product Owner“ einbezogen, der das gewünschte Ergebnis (Vision) in Form des sogenannten „Product Backlogs“ dokumentiert und bei Bedarf aus den Erkenntnissen des Projektverlaufes mit den Shareholdern modifiziert und gegenüber dem Projektteam vertritt. Er trägt die wesentliche Verantwortung dafür, dass die einzelnen Schritte („Sprints“) in einer sinnvollen Reihenfolge abgearbeitet werden.

Bei geeigneter und verantwortungsvoller Umsetzung vermeidet die Anwendung agiler Prinzipien das landläufig gefürchtete Chaos im Projekt durch einen auf die Vision ausgerichteten Umsetzungsprozess. Kontinuierlich und intensiv überprüfen die Beteiligten gemeinsam die Übereinstimmung, so dass die Planung der weiteren Vorgehensweise empirisch sehr schnell neu justiert werden kann. Um hier effektiv agieren zu können setzt das SCRUM-Framework hier auf die Rolle des „Scrum Masters“, der das Projektteam als Coach, Mentor, Moderator und Vermittler bei der Selbstorganisation unterstützt.

Die in kurzer Zeit nutzbaren und geprüften Teilergebnisse erhöhen die Motivation der Beteiligten ebenso wie die Selbstorganisation der Projektteams und schaffen eine hohe Identifikation mit dem Ergebnis. Aktive und offene Kommunikation schafft eine Brücke zwischen unterschiedlichen Kulturen z. B. zwischen Start-Up und behördlicher Organisationskultur. Die enge interdisziplinäre Zusammenarbeit ermöglicht zugleich die persönliche Weiterentwicklung der Projektbeteiligten fördert nochmals die persönliche Motivation.

Rollen von DOK SYSTEME für erfolgreiche komplexe Veränderungen der IT-Landschaft

In der klassischen Rolle als IT-Consultant für Analysearbeit und Lösungskonzeption unterstützt DOK SYSTEME die Erfolgsfaktoren VISION, UNDERSTANDING und CLARITY.

Die umfangreichen Erfahrungen aus komplexen IT-Veränderungsprojekten verschiedener Kunden ermöglichen auch eine Unterstützung des agilen Vorgehens als Professional Scrum Product Owner und Professional Scrum Master. Vorteil der externen Begleitung im agilen Vorgehen ist die stärkere Fokussierung dieser Aufgaben, die nicht „nebenbei“ erbracht werden müssen. In klassischen Organisationen unterstützt die externe Begleitung zusätzlich eine Trennung von der internen Unternehmenshierarchie und unterstützt damit das Modell der Selbstorganisation.

Eine externe Perspektive kann UNDERSTANDING und CLARITY im agilen Prozess deutlich besser unterstützen, da aufgrund des noch nicht vorhandenen gemeinsamen Kontextes unterschiedliche Sichten auf den gleichen Inhalt in der Regel leichter erkennbar sind und wichtige Punkte seltener als vermeintlich selbstverständlich vorausgesetzt werden.
Komplexe Veränderungen der IT-Landschaft profitieren deutlich vom Blick über den „Tellerrand“ und vom Einsatz eines erfahrenen „Professional Scrum Product Owners“, der die Bearbeitungsabfolge verantwortet und das gesamte IT-Veränderungsprojekt im Sinne eine „Projektstrukturplanes“ (PRINCE2) gestaltet, um eine erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen und Chaos zu vermeiden.