Viele Unternehmen der Privatwirtschaft führen ihre ITK-Projekte mittlerweile unter Zuhilfenahme von agilen Projektmanagementmethoden durch und erwarten von Ihren Partnern ebenfalls die Anwendung solcher Vorgehensweisen. Öffentliche Institutionen und Einrichtungen der öffentlichen Hand wiederum wenden häufig klassische Projektmanagementvorgaben an oder vermischen agile und klassische Arbeitsweisen in hybrid gemanagten Projekten.
In den meisten Projekten fällt eine Vielzahl an Dokumenten und Informationen an. Die konsistente Ablage und Verwaltung der Dokumente erfordert Disziplin und die Durchsetzung organisatorischer Maßnahmen – z. B. in Form von Dateinamenskonventionen und der Bereitstellung von einheitlichen Ablagestrukturen – sowie Vorgaben zur Versionierung.
Darüber hinaus ist der Informationsaustausch über den aktuellen Bearbeitungsstand essenziell, um den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten. Letzteres fällt insbesondere umso schwerer, wenn Projektbeteiligte gleichzeitig an mehreren verschiedenen Projekten mitwirken.
In aktuellen Pandemiezeiten mit notwendigerweise einhergehender physischer Kontaktvermeidung und der daraus resultierenden rasant steigenden Anzahl von Home-Office-Arbeitsplätzen, entsteht der Bedarf, zunehmend in virtuellen Räumen (z. B. Video- und Telefonkonferenzen, Chats) zu kommunizieren und dort auch zusammenzuarbeiten.
Aber nicht nur die Arbeitsräume verlagern sich ins Virtuelle, auch die Teams selbst sind immer öfter virtuell zusammengestellt. Unter einem virtuellen Team kann eine Gruppe von Menschen verstanden werden, die gemeinsam an einer Aufgabenstellung arbeitet und gleichzeitig räumlich, zeitlich und/oder organisatorisch voneinander getrennt ist.
Drei wesentliche Definitionsmerkmale solch virtueller Teams sind:
Eine Situation, die in immer mehr Projekten Realität ist bzw. sein wird.
Diese skizzierten Herausforderungen lassen den Bedarf nach einem virtuellen Teamraum entstehen, mit dessen Hilfe die Kompensation der Nachteile der zunehmenden virtualisierten Arbeitsweisen gelingen kann.
Welche Anforderungen werden also an eine solche Software gestellt?
Interdependente virtuelle Teams benötigen Unterstützung bei der Kommunikation, um die gemeinsame Bearbeitung einer Aufgabe (Kollaboration) bewältigen zu können und eine zentrale Plattform, die diese Funktionen zur Verfügung stellt.
Folgende Anforderungen an die Funktion sollten demnach im Fokus stehen:
Kommunikation
Die Kommunikationsanforderungen ergeben sich daraus, dass sich Mitglieder unternehmensinterner Projektteams mittels Softwarelösung digital austauschen, verständigen und abstimmen können. Die Kommunikation soll dabei sowohl verbal, nonverbal als auch schriftlich erfolgen können. Zudem muss synchrone (Telefonie, Audio- und Videokonferenzen) als auch asynchrone Kommunikation (E-Mail, Chat bzw. Instant Messaging) gegeben sein. Darüber hinaus sollte die Kommunikation mit externen Projektteilnehmern wie z. B. Kunden, Kooperationspartnern oder Institutionen möglich sein.
Kommunikationsfunktionen können sein:
Kollaboration
Ergänzt wird die Kommunikation um Anforderungen an die Kollaboration. Die Kollaborationsanforderungen beziehen sich auf die synchrone und asynchrone Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekt- und Teamaufgaben. Die Zusammenarbeit fokussiert sich hierbei maßgeblich auf digitale Artefakte wie z. B. Dokumente, Präsentationen, Zeichnungen oder Quellcode. Unter Zusammenarbeit wird verstanden, dass die Teilnehmer zuvor genannte Artefakte erstellen, einsehen, editieren und löschen können. Eine besondere Bedeutung gewinnt das parallele Arbeiten am selben Artefakt durch mehrere Projektmitglieder gleichzeitig, z. B. an Office-Dokumenten. Geeignete Editoren müssen dafür eine Live-Synchronisierung der bearbeiteten Dateien beherrschen sowie Inhalte aggregieren und integrieren können. Darüber hinaus sind neben dem obligatorischen Kalender zur Terminabstimmung, ein Benachrichtigungssystem, die Unterstützung von Brainstorming, ein Wiki und die Funktion der gemeinsamen Bildschirmfreigabe (Screen-Sharing) interessant im Sinne der Kollaboration.
Zentrale Plattform (Teamraum)
Als zentrale Plattform käme eine installationsfreie und webbasierte Anwendung in Frage, die einfach per Browser erreichbar ist. Der Webclient soll dabei alle Funktionen unter einer einheitlichen Oberfläche integrieren und dadurch als virtueller, digitaler Teamraum realisiert sein. Ein Teamraum ist also ein webbasiertes Portal, das als zentraler Startpunkt für sämtliche Aktivitäten im Rahmen der Projektbearbeitung dient. Alle Projektbeteiligten können und sollen den Teamraum für ihre tägliche Arbeit an dem Projekt nutzen. Der Teamraum bietet den Nutzern verschiedene Funktionalitäten zur Verwendung an, die für unterschiedliche Projektmanagementmethoden und -prozesse notwendig sind. Der Teamraum ist die virtuelle Entsprechung eines physischen „War Rooms“, der als Zentrale für die Projektdurchführung genutzt wird. Ein War Room ist ein zentraler Ort (Raum), der für die Projektsteuerung und -bearbeitung verwendet wird. Durch das Zusammenziehen der Projektressourcen an diesem Ort können insbesondere Kommunikationswege verkürzt und optimiert werden sowie die Bearbeitungskapazitäten möglichst effizient eingesetzt werden.
Projektmanagement
Die Arbeit in Projekten erfordert ein hohes Maß an Organisation, welches zentraler Bestandteil des Projektmanagements ist. Darunter fallen insbesondere diverse Planungsprozesse, wie die der Erstellung eines Projektstrukturplans und eines Projektplanes in Form von Gantt-Diagrammen oder in agilen Projekten in Gestalt von Scrum- oder Kanban-Boards. Weitere Anforderungen an die Funktionen zur Unterstützung des Projektmanagements wären:
Für die Ablage und Verwaltung von projektbezogenen Dokumenten oder auch Projektliefergegenständen in digitaler Form ergeben sich Anforderungen an Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems. Dazu zählen u. a.:
Neben den genannten funktionellen Anforderungen sollten weitere Erfordernisse aus dem Bereich der Qualitätsanforderungen und ggf. vorhandenen Einschränkungen berücksichtigt werden.
Die Anforderungen an die Qualität speisen sich u. a. aus Aspekten
Die passende Lösung finden
Im Rahmen einer von DOK SYSTEME durchgeführten Markterkundung und anschließender Nutzwertanalyse mit insgesamt 30 untersuchten Softwareprodukten, konnte keine alleinstehende Lösung in vollem Umfang überzeugen. Vielmehr kristallisierte sich heraus, dass zur Erreichung der vollständigen Abdeckung aller gestellten Anforderungen möglichst eine Kombination von zwei Produkten sinnvoll ist.
Zum einen bieten am Markt etablierte UCC-Lösungen (Unified Communication and Collaboration) viele Funktionalitäten in Form von Werkzeugen zur Sprachkommunikation (Telefonie), ermöglichen Audio- und Videokonferenzen und unterstützen den Austausch über Messagingdienste (E-Mail, Instant Messaging und Presence Management). Weitere wesentliche Bestandteile dieser sind die Zurverfügungstellung von gemeinsamen Projekträumen und eines rudimentären Dokumentenmanagements.
Zum anderen eignen sich für das Projektmanagement spezialisierte Produkte für die notwendige Ergänzung der UCC-Produkte am besten, um die Anforderungen an die Projektprozessunterstützung zu erfüllen. Exemplarisch seien hier die Lösung openProject mit Fokus auf klassisches Projektmanagement sowie Asana und Trello für die eher agile Ausprägung der Projektabwicklung genannt.
Ergänzt man also UCC-Lösungen mit Funktionen aus dem Spektrum des Projektmanagements, kann das idealisierte Ziel der Vision eines virtuellen Teamraums in der Praxis erreicht werden.
Letztendlich sind die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse der Anwender eines Teamraums ausschlaggebend für die Auswahl einer geeigneten Lösung. DOK SYSTEME kann Sie dabei unterstützen, Ihre Anforderungen zu ermitteln, den Markt zu sondieren und im Rahmen einer gewichteten Bewertungsmatrix, die am besten geeignetste Lösung zu finden.
Stephan Hubrich
Consultant
Im Bundesgleichstellungsgesetz (BGG) ist festgelegt, dass die digitale Barrierefreiheit für alle öffentlichen Stellen verpflichtend ist. Jedoch ergibt es für jede Ausschreibung und auch für Geschäftspartner und Dienstleister (etc.) einer öffentlichen Stelle Sinn, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Denn auch bei Zulieferungen auf Dokumentenebene gelten ggf. die ...
Zum 30. Juni endet für Chiasmus® endgültig die Zulassung für den Geheimhaltungsgrad ‚Verschlusssachen nur für den Dienstgebrauch‘ (VS-NfD). Unternehmen und Behörden, die Bedarf an VS-NfD-konformer Verschlüsselung haben, müssen Chiasmus bis zum 1. Juli 2022 durch ein zugelassenes Alternativprodukt abgelöst haben.
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Aufgrund ausgefallener Architekturen unter Einsatz innovativer Baustoffe stehen immer mehr Architekten, Gebäudeeigner oder -betreiber vor der Herausforderung, dass eine Freifeldversorgung des öffentlichen Mobilfunks für eine vollflächige Funkversorgung innerhalb von Gebäuden nicht ausreicht. In derartigen Aufgabenstellungen kommen ...
Wie das Gesundheitswesen werden auch andere öffentliche Einrichtungen, Verwaltungen und Ämter von Cyber-Angriffen nicht verschont; zumal die Anforderungen an die Digitalisierung der Städte und Gemeinden eher noch zunehmen werden. Mit fortschreitender Digitalisierung vergrößert sich zudem zwangsläufig die Angriffsfläche ...
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Wie wird bestmöglich entschieden, ob eine Veranstaltung im Online-, Hybrid- oder Präsenz-Format durchgeführt wird? Nach langer Zeit reiner Online-Veranstaltungen und der Erkenntnis, dass diese viel Potential haben, jedoch auch einige Nachteile mit sich bringen, sollte nun ein Veranstaltungskonzept für die Zukunft gefunden werden.
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Auf der einen Seite sind im Gesundheitswesen noch viele Faxgeräte im Einsatz, auf der anderen sind deutsche Krankenhäuser bereits so vernetzt, dass sich die Meldungen über erfolgreiche Cyber-Angriffe auf diesem Wege und damit verbundene IT-Ausfälle sowie Störungen der klinischen Abläufe häufen. Wie kann also der Weg ins digitale Zeitalter sicher beschritten werden?
In der digitalen Arbeitswelt entstehen Bedarfe virtuelle Teamräume zu nutzen, mit dessen Hilfe die Kompensation der Nachteile der zunehmenden virtualisierten Arbeitsweisen gelingen kann. Dabei ist eine Projekt- und Teamkollaborationssoftware der zentrale Anlaufpunkt für die tägliche Projektarbeit. Doch welche Anforderungen stellt die Einführung eines virtuellen Teamraums an eine solche Software?
Die Stadtwerke Greifswald GmbH (SWG) haben in einem deutschlandweit einmaligen Projekt ein digitales Funkkommunikationssystem mit Schwerpunkt auf der IP-basierten Datenübertragung und Integration in die vorhandene IT-Systemlandschaft errichtet. Dabei wurde die SWG über den gesamten Projektzyklus von DOK SYSTEME begleitet.
Viele Organisationen befinden sich mitten in der digitalen Transformation. Besonders betroffen sind dabei die Unternehmensnetzwerke durch die vielen neuen Anforderungen von Cloud und Co. Sie müssen flexibel sein und agiler werden. SD-WAN gilt bei vielen als die künftige Lösung, aber wie sieht es aktuell in der Praxis aus?
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Berichte über Sicherheitsprobleme mit IT-Systemen gehören mittlerweile zum festen Bestandteil der Nachrichten. Angesichts der aktuellen Lage der IT-Sicherheit geht es bei der Frage nach IT-Sicherheitsvorfällen nicht mehr um das „ob“, sondern nur noch um das „wann“ (Expect the breach); und dann vor allem um das „wie schnell“. Wie schnell werden die Vorfälle entdeckt und Gegenmaßnahmen […]
Städte und Gemeinden stehen vor der Herausforderung, branchenübergreifende digitale Strategien für das Leben der Zukunft zu entwickeln und umzusetzen. Die Nutzung fortschrittlicher Informations- und Kommunikationstechnologien soll dazu beitragen, unsere Lebensqualität zu verbessern. Aber wie wollen wir in Zukunft leben und welche Umsetzung bietet einen Mehrwert?
Die letzten Monate waren ohne Zweifel geprägt von großen Veränderungen für alle von uns. Wie viele davon werden jedoch dauerhaft bleiben? Wie gehen wir mit diesen Veränderungen um? Im konkreten Fall: Welche Herausforderungen gibt es im Bereich der IT-Sicherheit, welche IT-Werkzeuge werden plötzlich in einem verstärkten Umfang genutzt und welche Auswirkungen hat dies technisch und […]
Seit 2018 ist DOK SYSTEME ein klimaneutrales Unternehmen. Wir gleichen die CO2-Emissionen unserer Geschäftsaktivitäten vollständig über renommierte Klimaschutzprojekte aus. Unsere Maßnahmen erstrecken sich weiterhin vom Einsatz kollaborativer Lösungen über die Reduktion von Geschäftsreisen bis hin zum Bezug von nachhaltiger Energie an unseren Bürostandorten. Und ...
Der Wandel von der Industrie- zur Wissensgesellschaft beschäftigt viele Unternehmen intensiv. Der Digital Workplace als zentraler endgeräteunabhängiger Zugangspunkt zur Unternehmens-IT gewinnt an Bedeutung für die Flexibilität und Kreativität am Arbeitsplatz – aber auch durch die aktuelle Corona-Krise. Dennoch bedeutet New Work vielmehr als die Bereitstellung eines IT-Tools.
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Der Einsatz von IT-Services aus der Cloud bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Gestaltung der eigenen IT-Architektur. Individuelle Anforderungen ergeben sich aus den Wertschöpfungsprozessen und erfordern eine differenzierte IT-Strategie. Für die IT bedeutet dies eine Abwägung verschiedener …
110 und 112 sind Rufnummern, die jedem geläufig sind und hoffentlich nur selten gewählt werden müssen. Falls es doch einmal dazu kommt, dann müssen Nummer und Rufaufbau funktionieren und am besten schnell. Doch, dass dies keine Selbstverständlichkeit ist und sich hinter so einem Rufaufbau eine komplexe technische Umsetzung befindet, ist …
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Die BNetzA hat das Frequenzband im Bereich 3,7 - 3,8 GHz technologie- und diensteneutral für lokale Anwendungen – die sogenannten Campuslösungen – zugeteilt. Diese 100 MHz sind nicht für BOS-Anwendungen vorgesehen. Vielmehr besteht das Ziel darin, …
Laut dem statistischen Bundesamt leben in Deutschland rund 8 Millionen Menschen mit einer Behinderung. Somit war es nur eine Frage der Zeit, bis weitere Anforderungen in Kraft treten, die den zahlreichen Menschen mit einer Behinderung Barrierefreiheit bieten und sie ihrer Unabhängigkeit einen Schritt näherbringen.
Der neue WLAN-Standard IEEE 802.11ax ermöglicht Anwendern eine hohe und leistungsfähige Verbindungsqualität; insbesondere in räumlich begrenzten Umgebungen. Wi-Fi 6 – nach neuem Namensschema der WiFi Alliance – zeichnet sich dabei im Wesentlichen …
Über 70 % der deutschen Unternehmen nutzen laut aktueller Studien bzw. Umfragen Cloud Computing oder setzen sich intensiv damit auseinander. „Das Internet wird das neue Corporate Network“ ist in diesem Zusammenhang eine gerne zitierte Aussage …
Um komplexe Veränderungen der IT-Landschaft erfolgreich in kurzer Zeit umzusetzen, empfiehlt DOK SYSTEME die Berücksichtigung der Besonderheiten des sogenannten VUCA-Umfeldes und insbesondere den Einsatz agiler Vorgehensweisen.
IT-Sicherheitsvorfälle sind zum alltäglichen Phänomen geworden. Regelmäßig berichtet die Presse über "Cyberangriffe" auf Hotel- oder Handelsketten, Regierungsstellen, öffentliche Infrastruktur und Unternehmensnetze aller Größen. Wenn die Angreifer erfolgreich sind, ist dies für die betroffenen Unternehmen nicht selten eine existentielle Bedrohung. Wieso …
Die Datenschutzgrundverordnung ist seit fast einem Jahr in Kraft und zunächst wurden die Verantwortlichen bzgl. Datenschutzverstößen mit Nachsicht behandelt. Doch mittlerweile führen Aufsichtsbehörden die ersten Bußgeldverfahren wegen Verstößen gegen die DSGVO durch. Immerhin drohen nach der DSGVO deutlich höhere Bußgelder als nach dem bisherigen Bundesdatenschutzgesetz.
Chat-Unterhaltungen, Web-Konferenzen, Application-Sharing – UCC-Technologien erobern den Unternehmensalltag. Fast täglich ist von WhatsApp-Gruppen oder agilen Projektmanagementmethoden zu lesen. Cloud-basierte Collaboration Tools sollen die Zusammenarbeit in Unternehmen einfacher, effizienter und sicherer machen. Doch halten die Tools, was sie versprechen?
Welche Collaboration-Tools bieten sich an, wenn Teams ihre Aktivitäten in einer einzigen, synchronisierten Arbeitsumgebung zusammenführen und vereinheitlichen wollen? Dieser Frage gehen wir in unserer Reihe "Collaboration Tools" nach und stellen heute die Lösung von Mitel vor: „MiTeam“.
Die bereits für Ende 2017 angekündigte Novellierung der Technischen Richtlinie Notrufverbindungen (TR Notruf 2.0) ist am 22.08.2018 im Amtsblatt der BNetzA veröffentlicht worden und löst die seit Juni 2011 gültige Fassung ab. Welche Änderungen ergeben sich hierdurch für die Netzbetreiber?
Am 26.07.2018 hat sich der Bundesgerichtshof (BGH) mit der Frage der Haftung für offene WLAN-Hotspots befasst. Bis zu der BGH-Entscheidung (Az. I ZR 64/17) war in Deutschland strittig, ob das seit 2017 geltende nationale Telemediengesetz überhaupt wirksam ist.
Zurzeit verändert sich die Nutzung von Wide-Area-Kommunikationsnetzen (WAN) grundlegend. Es stehen verschiedenste Medien wie MPLS, Ethernet, DSL und LTE zur Verfügung, und immer mehr Dienste wie z. B. Microsoft Office 365 werden aus der Cloud angeboten. Heute werden in der Regel …