Viele Unternehmen der Privatwirtschaft führen ihre ITK-Projekte mittlerweile unter Zuhilfenahme von agilen Projektmanagementmethoden durch und erwarten von Ihren Partnern ebenfalls die Anwendung solcher Vorgehensweisen. Öffentliche Institutionen und Einrichtungen der öffentlichen Hand wiederum wenden häufig klassische Projektmanagementvorgaben an oder vermischen agile und klassische Arbeitsweisen in hybrid gemanagten Projekten.
In den meisten Projekten fällt eine Vielzahl an Dokumenten und Informationen an. Die konsistente Ablage und Verwaltung der Dokumente erfordert Disziplin und die Durchsetzung organisatorischer Maßnahmen – z. B. in Form von Dateinamenskonventionen und der Bereitstellung von einheitlichen Ablagestrukturen – sowie Vorgaben zur Versionierung.
Darüber hinaus ist der Informationsaustausch über den aktuellen Bearbeitungsstand essenziell, um den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten. Letzteres fällt insbesondere umso schwerer, wenn Projektbeteiligte gleichzeitig an mehreren verschiedenen Projekten mitwirken.
In aktuellen Pandemiezeiten mit notwendigerweise einhergehender physischer Kontaktvermeidung und der daraus resultierenden rasant steigenden Anzahl von Home-Office-Arbeitsplätzen, entsteht der Bedarf, zunehmend in virtuellen Räumen (z. B. Video- und Telefonkonferenzen, Chats) zu kommunizieren und dort auch zusammenzuarbeiten.
Aber nicht nur die Arbeitsräume verlagern sich ins Virtuelle, auch die Teams selbst sind immer öfter virtuell zusammengestellt. Unter einem virtuellen Team kann eine Gruppe von Menschen verstanden werden, die gemeinsam an einer Aufgabenstellung arbeitet und gleichzeitig räumlich, zeitlich und/oder organisatorisch voneinander getrennt ist.
Drei wesentliche Definitionsmerkmale solch virtueller Teams sind:
- die gegenseitige Abhängigkeit voneinander, um gemeinsame Aufgaben erfolgreich bearbeiten zu können (Interdependenz)
- die mediengestützte Kommunikation zur Überbrückung von räumlichen und/oder zeitlichen Distanzen
- sowie eine De-Lokalisierung im Sinne einer ortsübergreifenden Zusammenarbeit, die sich sogar über Organisationsgrenzen hinweg erstrecken kann
Eine Situation, die in immer mehr Projekten Realität ist bzw. sein wird.
Diese skizzierten Herausforderungen lassen den Bedarf nach einem virtuellen Teamraum entstehen, mit dessen Hilfe die Kompensation der Nachteile der zunehmenden virtualisierten Arbeitsweisen gelingen kann.
Welche Anforderungen werden also an eine solche Software gestellt?
Interdependente virtuelle Teams benötigen Unterstützung bei der Kommunikation, um die gemeinsame Bearbeitung einer Aufgabe (Kollaboration) bewältigen zu können und eine zentrale Plattform, die diese Funktionen zur Verfügung stellt.
Folgende Anforderungen an die Funktion sollten demnach im Fokus stehen:
Kommunikation
Die Kommunikationsanforderungen ergeben sich daraus, dass sich Mitglieder unternehmensinterner Projektteams mittels Softwarelösung digital austauschen, verständigen und abstimmen können. Die Kommunikation soll dabei sowohl verbal, nonverbal als auch schriftlich erfolgen können. Zudem muss synchrone (Telefonie, Audio- und Videokonferenzen) als auch asynchrone Kommunikation (E-Mail, Chat bzw. Instant Messaging) gegeben sein. Darüber hinaus sollte die Kommunikation mit externen Projektteilnehmern wie z. B. Kunden, Kooperationspartnern oder Institutionen möglich sein.
Kommunikationsfunktionen können sein:
- Blog/Forum: Für den fachlichen Austausch oder die Unternehmenskommunikation
- Asynchrone Kommunikation via E-Mail und Chat – bei letzterem ist insbesondere die persistente Ausprägung relevant, um auf Informationen aus Unterhaltungen dauerhaft zurückgreifen zu können
- Synchrone Kommunikation: Telefonie, Audio- und Videokonferenzen
Kollaboration
Ergänzt wird die Kommunikation um Anforderungen an die Kollaboration. Die Kollaborationsanforderungen beziehen sich auf die synchrone und asynchrone Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekt- und Teamaufgaben. Die Zusammenarbeit fokussiert sich hierbei maßgeblich auf digitale Artefakte wie z. B. Dokumente, Präsentationen, Zeichnungen oder Quellcode. Unter Zusammenarbeit wird verstanden, dass die Teilnehmer zuvor genannte Artefakte erstellen, einsehen, editieren und löschen können. Eine besondere Bedeutung gewinnt das parallele Arbeiten am selben Artefakt durch mehrere Projektmitglieder gleichzeitig, z. B. an Office-Dokumenten. Geeignete Editoren müssen dafür eine Live-Synchronisierung der bearbeiteten Dateien beherrschen sowie Inhalte aggregieren und integrieren können. Darüber hinaus sind neben dem obligatorischen Kalender zur Terminabstimmung, ein Benachrichtigungssystem, die Unterstützung von Brainstorming, ein Wiki und die Funktion der gemeinsamen Bildschirmfreigabe (Screen-Sharing) interessant im Sinne der Kollaboration.
Zentrale Plattform (Teamraum)
Als zentrale Plattform käme eine installationsfreie und webbasierte Anwendung in Frage, die einfach per Browser erreichbar ist. Der Webclient soll dabei alle Funktionen unter einer einheitlichen Oberfläche integrieren und dadurch als virtueller, digitaler Teamraum realisiert sein. Ein Teamraum ist also ein webbasiertes Portal, das als zentraler Startpunkt für sämtliche Aktivitäten im Rahmen der Projektbearbeitung dient. Alle Projektbeteiligten können und sollen den Teamraum für ihre tägliche Arbeit an dem Projekt nutzen. Der Teamraum bietet den Nutzern verschiedene Funktionalitäten zur Verwendung an, die für unterschiedliche Projektmanagementmethoden und -prozesse notwendig sind. Der Teamraum ist die virtuelle Entsprechung eines physischen „War Rooms“, der als Zentrale für die Projektdurchführung genutzt wird. Ein War Room ist ein zentraler Ort (Raum), der für die Projektsteuerung und -bearbeitung verwendet wird. Durch das Zusammenziehen der Projektressourcen an diesem Ort können insbesondere Kommunikationswege verkürzt und optimiert werden sowie die Bearbeitungskapazitäten möglichst effizient eingesetzt werden.
Projektmanagement
Die Arbeit in Projekten erfordert ein hohes Maß an Organisation, welches zentraler Bestandteil des Projektmanagements ist. Darunter fallen insbesondere diverse Planungsprozesse, wie die der Erstellung eines Projektstrukturplans und eines Projektplanes in Form von Gantt-Diagrammen oder in agilen Projekten in Gestalt von Scrum- oder Kanban-Boards. Weitere Anforderungen an die Funktionen zur Unterstützung des Projektmanagements wären:
- Etablierung eines Aufgabenmanagements als Kernstück der Projektorganisation
- Nutzung diverser Projektplanungsmethoden
- Unterstützung bei der Projektsteuerung durch Diagramme, ein Ressourcenmanagement und Projektstatus-Dashboards
Für die Ablage und Verwaltung von projektbezogenen Dokumenten oder auch Projektliefergegenständen in digitaler Form ergeben sich Anforderungen an Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems. Dazu zählen u. a.:
- Bereitstellung einer zentralen Ablagestruktur
- Automatische Versionierung von Dokumenten
- Stichwort- und Volltextsuche
Neben den genannten funktionellen Anforderungen sollten weitere Erfordernisse aus dem Bereich der Qualitätsanforderungen und ggf. vorhandenen Einschränkungen berücksichtigt werden.
Die Anforderungen an die Qualität speisen sich u. a. aus Aspekten
- des Datenschutzes (DSGVO-Konformität, geeignet für VS-NFD)
- der IT-Sicherheit (Zugriffsschutz, Benutzerverwaltung, 2-Faktor-Authentifizierung)
- der Wartbarkeit und des Betriebsaufwands (Support, Updates/Upgrades, Lizenzkosten)
- der Benutzbarkeit (intuitive Bedienung, Barrierefreiheit, Übersichtlichkeit)
- und der erzielten Effizienz der Lösung (Integration mit bestehenden Umsystemen, Performanz, Ausfallsicherheit, Apps für mobile Endgeräte)
Die passende Lösung finden
Im Rahmen einer von DOK SYSTEME durchgeführten Markterkundung und anschließender Nutzwertanalyse mit insgesamt 30 untersuchten Softwareprodukten, konnte keine alleinstehende Lösung in vollem Umfang überzeugen. Vielmehr kristallisierte sich heraus, dass zur Erreichung der vollständigen Abdeckung aller gestellten Anforderungen möglichst eine Kombination von zwei Produkten sinnvoll ist.
Zum einen bieten am Markt etablierte UCC-Lösungen (Unified Communication and Collaboration) viele Funktionalitäten in Form von Werkzeugen zur Sprachkommunikation (Telefonie), ermöglichen Audio- und Videokonferenzen und unterstützen den Austausch über Messagingdienste (E-Mail, Instant Messaging und Presence Management). Weitere wesentliche Bestandteile dieser sind die Zurverfügungstellung von gemeinsamen Projekträumen und eines rudimentären Dokumentenmanagements.
Zum anderen eignen sich für das Projektmanagement spezialisierte Produkte für die notwendige Ergänzung der UCC-Produkte am besten, um die Anforderungen an die Projektprozessunterstützung zu erfüllen. Exemplarisch seien hier die Lösung openProject mit Fokus auf klassisches Projektmanagement sowie Asana und Trello für die eher agile Ausprägung der Projektabwicklung genannt.
Ergänzt man also UCC-Lösungen mit Funktionen aus dem Spektrum des Projektmanagements, kann das idealisierte Ziel der Vision eines virtuellen Teamraums in der Praxis erreicht werden.
Letztendlich sind die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse der Anwender eines Teamraums ausschlaggebend für die Auswahl einer geeigneten Lösung. DOK SYSTEME kann Sie dabei unterstützen, Ihre Anforderungen zu ermitteln, den Markt zu sondieren und im Rahmen einer gewichteten Bewertungsmatrix, die am besten geeignetste Lösung zu finden.
Stephan Hubrich
Consultant