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ITK News

22.06.2021

DIGITAL WORKPLACE

Die Alternative zum Windows Desktop

Aus der anfänglichen Vielfalt grafischer Oberflächen hat sich in den 1990er Jahren die Microsoft-Betriebssystemfamilie Windows für Heimanwender und Geschäftsanwendungen auf Workstations und Servern als Quasi-Standard durchgesetzt. Seitdem begleitet uns der Windows Desktop als zentraler Zugangspunkt zu IT-Anwendungen auf dem PC/Notebook im geschäftlichen Umfeld ebenso wie die automatisierte Softwareverteilung, um Applikationen auf Endgeräten zu installieren und aktuell zu halten. Die dafür eingesetzte Hardware für Server-Infrastrukturen und Arbeitsplatzgeräte war lange Zeit ebenfalls sehr einheitlich. Am Arbeitsplatz gab es zwar unterschiedliche Formfaktoren, dennoch sind Maus und Tastatur seit langem die Eingabe-Werkzeuge des Mensch-Maschine-Interfaces und auch heute noch in vielen Unternehmen Standard. Doch der Markt und das Nutzungsverhalten ändern sich.

Apple pusht Multi-Touch-Displays und die Smartphone- und Tablet-Nutzung

Mit IPhone und IPad setzte Apple basierend auf Multi-Touch-Displays einen neuen Standard für die Mensch-Maschine-Interaktion auf dem Massenmarkt. Die Bedienung kann mit dem Finger oder mit einem Stift direkt auf dem Display erfolgen. Mobile Einsatzfelder, die bisher Spezialhardware mit besonders angepassten Betriebssystemen (wie z. B. Windows CE) vorbehalten waren, sind als Massenprodukt verfügbar. Geringe Abmessungen, geringes Gewicht und vergleichsweise lange Akku-Laufzeiten schaffen Einsatzfelder auch im geschäftlichen Umfeld.

Endgeräte- und Betriebssystem-Vielfalt führt zu Systembrüchen und erfordert neue Lösungsansätze

Die IT-Abteilungen müssen nun zusätzlich zu Windows weitere Betriebssysteme, spezielle Applikationen und die Zugänge der Geräte zum Firmennetzwerk managen. Nutzer müssen mit unterschiedlichen Bedienphilosophien zurechtkommen; ebenso mit unterschiedlichen Funktionen der Applikation und einem mühseligen Zugang zu den Daten im Firmennetzwerk.

Für die Herausforderung, Smartphones und Tablets einzubinden, entstanden vielfältige Lösungsansätze, wie z. B.:

  • Vollständige Einbindung der Smartphones/Tablets in das Firmennetzwerk (bspw. über VPN-Verbindungen oder direkt auf Provider-Ebene durch spezielle APN-Konfigurationen)
  • Fachanwendungen erhalten Apps für IOS und Android
  • Entwicklung von Container-Lösungen, die Applikationen auf den mobilen Endgeräten isolieren
  • Micro-VPN-Ansätze, die Applikationen auf mobilen Endgeräten über einen speziellen Application Delivery Controller mit dem eigenen Perimeter verbinden
  • Desktop-Virtualisierung, die den gesamten Windows Desktop mit sämtlichen Applikationen auf mobile Endgeräte unterschiedlicher Betriebssysteme bringt (z. T. mit zusätzlicher Hardware, um z. B. die für Windows wichtige Maus-Steuerung auf einem IPad umzusetzen)

Eine echte Durchgängigkeit, sowohl aus Sicht der Nutzer als auch aus Sicht der IT-Abteilungen, ist dabei nicht entstanden. Die Kosten für Infrastruktur und Betrieb sind dabei enorm, Komplexität und Störanfälligkeit sind erheblich. Da ist eine neue verbindende Lösung gefragt, die es für alle einfacher macht.

Digital Workplace nutzt Standardisierung durch Web-Technologie und wächst mit Collaboration und Teamwork

Die Grundidee des Digital Workplace ist die Vereinfachung und Bündelung des Nutzerzuganges zu den verschiedenen IT-Systemen und eine Einheitlichkeit in der Bedienung. Da ist es naheliegend, dass die Standardisierung für verschiedene Clients und Betriebssysteme über Web-Technologie erfolgt.

Einen großen Schub hat der Digital Workplace durch die Integration von Collaboration und Teamwork erhalten. Moderne Collaboration verbindet synchrone Kommunikation über Audio und Video mit asynchroner Kommunikation über Einzel- oder Gruppenchat. Eine Bündelung innerhalb von Kanälen ermöglicht eine flexible Eskalation zwischen den verschiedenen Formen. Tools für Teamwork ermöglichen eine gemeinsame Nutzung und gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten. Die flexible räumliche Nutzung unterstützt mobiles Arbeiten und war bereits ein wichtiges Hilfsmittel in den zurückliegenden Monaten der Corona-Pandemie. Die daraus entstandenen neuen Arbeitsweisen haben sich bewährt, zu guten Ergebnissen geführt und werden auch über diese besondere Zeit hinaus von Bedeutung sein, sodass der Digital Workplace kein kurzlebiger Trend ist. Langfristig ist eine Integration in geeigneter Form in die eigene IT-Infrastruktur erforderlich.

Der Betrieb eines Digital Workplace ist grundlegend anders als klassische Systeme

Der Unterschied zum klassischen IT-Betrieb ist sehr grundlegend, da die am Markt befindlichen Systeme weitgehend als Software-as-a-Service aus der Cloud bezogen werden (müssen). Dies gilt z. B. für Microsoft 365/Microsoft Teams, Google Workspace und Cisco Webex. Bei Nutzung dieser Tools bewegen sich viele Systeme und Daten aus dem eigenen Hoheitsbereich in die Cloud-Rechenzentren (z. B. Mail-Server, File-Server, TK-Systeme). Dies erfordert i. d. R. den Aufbau einer hybriden IT-Architektur, da – zumindest für eine Übergangszeit – IT-Systeme in eigenen Rechenzentren verbleiben.

Der Übergang der Daten und Systeme sollte hierbei unbedingt umfassend geplant werden. Die Arbeitsabläufe für Betrieb und Datensicherung verändern sich und die IT-Security muss erweitert bzw. angepasst werden. Nicht zuletzt muss geprüft werden, ob es einer Optimierung der Netzwerkinfrastruktur und der Anbindungen an das Internet für die neue Struktur bedarf. Dies gilt insbesondere hinsichtlich der Echtzeitanforderungen für Audio- und Videokonferenzen sowie hinsichtlich der Zugriffszeiten auf die in der Cloud gelagerten Dokumente.

Etwas anders gestaltet sich der Betrieb eines Digital Workplace im eigenen Hoheitsbereich. Dies ist u. a. möglich mit dem deutschen System Nextcloud Hub, das sowohl als Software-as-a-Service als auch für eine Installation im eigenen Rechenzentrum (RZ) bezogen werden kann. Bei einem Einsatz im eigenen RZ gilt es dann, das System in eigener Verantwortung immer aktuell zu halten und einen störungsfreien Betrieb aller Komponenten sicherzustellen.

Langfristige Integration in die Applikationslandschaft und Nutzung von Ökosystemen

Mit Blick auf die Kosten der IT-Landschaft muss bewertet werden, ob es langfristig möglich und sinnvoll ist, einen Digital Workplace als zusätzliche Komponente einzusetzen, oder ob eine Konsolidierung nötig ist, so dass Bestandssysteme dafür entfallen können.

Dies gilt insbesondere in Fällen, in denen vor dem Hintergrund der Nutzung von Homeoffice-Arbeitsplätzen in den letzten Monaten ein kurzfristiger Einsatz von Digital-Workplace-Systemen umgesetzt wurde.

Um den Gedanken des zentralen Digital Workplace fortzuführen, haben viele Anbieter ein Ökosystem mit webbasierenden Applikationen aufgebaut, die direkt in den Digital Workplace integriert werden können und bei denen vielfach die Möglichkeit zu einer Interaktion der Applikationen untereinander besteht. Hierbei unterscheiden sich die Plattformen deutlich und es ist sinnvoll, die vorhandenen Möglichkeiten genauer zu prüfen.

Insbesondere das Einsatzfeld von Microsoft 365 ist sehr umfassend, da neben der Plattform Teams für Collaboration und Teamwork auch der Kontext ERP und CRM mit Dynamics 365 eingebunden werden kann. Darüber hinaus gibt es umfassende Tools für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Hieraus entsteht einerseits ein erhebliches Potential für die Konsolidierung der IT-Infrastruktur, andererseits kann dies auch zu einer „Monostruktur“ führen, deren Risiken gegen die Vorteile abgewogen werden sollten.

Fazit

Der Digital Workplace stellt derzeit noch keine vollständige Alternative zum klassischen Windows Desktop dar. Microsoft unterstreicht die immer noch große Bedeutung des Client-Betriebssystems mit einer umfassenden Überarbeitung der Benutzer-Oberflächen im Update 21H2 und mutmaßlich mit einer Nachfolgeversion Windows 11.

Obwohl es eher unwahrscheinlich ist, dass zukünftig alle Geschäftsanwendungen ausschließlich über einen Digital Workplace bereitgestellt werden, ist es sinnvoll, sich frühzeitig mit den Auswirkungen auf die eigene IT-Infrastruktur und vor allem mit den Potentialen für die Integration von Geschäftsprozessen und den Möglichkeiten einer umfassenden Nutzung des Digital Workplace auseinanderzusetzen.

Bei einer vertiefenden Diskussion oder der Erarbeitung Ihrer zukünftigen Strategie steht DOK SYSTEME Ihnen gern beratend zur Seite.

Nils Küster
Management Consultant 

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