Vergabe News
ITK News
10.06.2020

AUFTRAGSWERTSCHÄTZUNG

Detaillierte Dokumentation der Schätzung im Schwellenwert-Bereich erforderlich

In einem Nachprüfungsverfahren musste sich die Vergabekammer Südbayern (Beschluss vom 4.05.2019, Az. Z3-3-3194-1-14-05/19) mit der Frage der Dokumentationspflichten auseinandersetzen, wenn der geschätzte

Auftragswert in Richtung Schwellenwert zur Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens tendiert.
Gegenstand des Verfahrens war der Abschluss eines vierjährigen Rahmenvertrages, der über ein nationales Vergabeverfahren erreicht werden sollte. Hierbei hatte die ausschreibende Stelle den maximalen Auftragswert auf 200.000 € netto festgelegt. Mit Erreichen dieses Wertes sollte der Vertrag automatisch enden.

Die Konzeption des Vergabeverfahrens war der Gegenstand der Nachprüfung, da hier ein Verstoß gegen das Umgehungs- und Stückelungsverbot des § 3 Abs. 2 S. 2 VgV vorliegen sollte.

Der Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertragsschlusses nach § 135 GWB ist nach Ansicht der Vergabekammer statthaft. Die Auftragswertschätzung sei nicht ordnungsgemäß durchgeführt, mindestens jedoch nicht ordnungsgemäß dokumentiert worden. Die ausschreibende Stelle hatte bei den abzurufenden Leistungen die bei ihr bekannten Personalengpässe nicht gebührend einbezogen, wodurch die geschätzten Abrufe nicht mehr valide waren. Aus Sicht der Vergabekammer wurden die voraussichtlichen Abrufe auf Grund unbesetzter Stellen beim Auftraggeber in der Schätzung nicht berücksichtigt. Daher sei die Auftragswertschätzung nicht nachvollziehbar. So habe die ausschreibende Stelle unberücksichtigt gelassen, dass im Zeitraum der Planung und Vorbereitung des Vergabeverfahrens im Schnitt pro Monat 47.000 € netto an Leistungen abgerufen wurden, die nun durch den neuen Vertrag erneut beschafft werden sollten. Somit hätte „[…] die Antragsgegnerin zum Zeitpunkt der Ausschreibung ersehen […] müssen, dass der [damalige] Schwellenwert von 221.000 Euro bei vergleichbarer Personallage in nur fünf Monaten überschritten wäre.“ Bei einer Verbesserung der Personalsituation bei der ausschreibenden Stelle wäre nach Auffassung der Kammer auch erkennbar gewesen, dass der Schwellenwert innerhalb der geplanten Vertragslaufzeit überschritten worden wäre. So hat die Vergabekammer den Gesamtauftragswert anhand der eingegangenen Angebote selbst geschätzt, da es aus ihrer Sicht an einer ordnungsgemäßen Auftragswertschätzung des Gesamtauftrages fehlte. Durch das Ergebnis dieser selbst durchgeführten Schätzung gelangte die Vergabekammer zur Auffassung, dass der Auftragswert den Schwellenwert überschreitet. „Da nach Überzeugung der Vergabekammer Südbayern von einem Gesamtbeschaffungsbedarf auszugehen [ist], der den Schwellenwert übersteigt, konnte die Antragsgegnerin die gebotene europaweite Vergabe auch nicht dadurch umgehen, dass sie das Auftragsvolumen betragsmäßig auf 200.000 Euro begrenzt hatte. […] Entscheidend ist im vorliegenden Fall aber, dass die Antragsgegnerin bei der Vergabe des Auftrags davon ausgegangen ist, gar nicht dem Vergaberecht zu unterliegen.“ Somit hat die ausschreibende Stelle die Antragstellerin durch die unterbliebene aber gebotene europaweite Ausschreibung rechtswidrig in ihren Rechten verletzt.

Fazit
Diese Entscheidung zeigt einmal mehr, wie wichtig die Erfüllung der Dokumentationspflichten in einem Vergabeverfahren im Allgemeinen sind. Sie zeigt auch, wie wichtig im Konkreten die aussagefähige und nachvollziehbare Dokumentation einer exakten und seriösen Auftragswertschätzung für die Wahl der Vergabeart ist.

Bei einem Auftragswert, der in Richtung Schwellenwerte tendiert, ist der Auftraggeber angehalten, seine Schätzung und seine diesbezüglichen Überlegungen umfassend zu dokumentieren. Seit Beginn des Jahres 2020 gelten folgende Schwellenwerte:

  • 5.350.000 Euro für Bauaufträge
  • 5.350.000 Euro für Konzessionsvergaben
  • 214.000 Euro für Dienst- und Lieferaufträge sonstiger öffentlicher Auftraggeber
  • 139.000 Euro für Dienst- und Lieferaufträge oberer u. oberster Bundesbehörden
  • 428.000 EUR Euro für Dienst- und Lieferaufträge von Sektorenauftraggebern
  • 428.000 Euro für Dienst- und Lieferaufträge im Verteidigungsbereich

Eine „Deckelung“ des Auftragswertes in der Nähe des Schwellenwertes birgt ein deutliches Angriffsrisiko, wenn national beschafft werden soll. Eine betragsmäßige Deckelung einer Rahmenvereinbarung kann bei zu erwartendem höherem Beschaffungsbedarf eine gegen § 3 Abs. 2 Satz 2 VgV verstoßende Unterteilung der Auftragsvergabe darstellen. Sie muss dann bei der Auftragswertermittlung außer Betracht bleiben.

Eine „Deckelung“ des Angebotspreises durch Vorgabe verbindlicher Preisobergrenzen aufgrund begrenzt vorhandener finanzieller Mittel ist jedoch zulässig (vgl. VK Rheinland, Beschluss vom 26.03.2019, Az. VK 5/19). Ein öffentlicher Auftraggeber hat grundsätzlich die Möglichkeit, eine finanzielle Obergrenze festzulegen, der die Angebote entsprechen müssen, da der Zweck des Vergabeverfahrens darin besteht, die Bedürfnisse des Auftraggebers zu den bestmöglichen Konditionen zu befriedigen (s. Urteil des Gerichts der Europäischen Union (EuG), Urt. v. 13.09.2011 - T-8/09 - ("Dredging International und Ondernemingen Jan de Nul / EMSA") und des OLG Düsseldorf, Beschl. v. 16.05.2018 - Verg 24/17).

Es ist zudem zulässig, eine solche Obergrenze als Ausschlusskriterium zu definieren. Allerdings darf die Obergrenze nicht willkürlich bestimmt werden; auch hier sind die Gründe für das Bestimmen der Obergrenze exakt und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Robby Semmling
Lead Consultant

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PFLICHT ODER KÜR

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