Was ist im IT-Umfeld denn überhaupt mit „Grüne Wiese“ gemeint? Jedem ist wahrscheinlich klar, dass hier nicht die Rede von der grünen Wiese im heimischen Garten oder im Stadtpark ist. Ursprünglich kommt der Grüne-Wiese-Ansatz aus der Entwicklung von Bauprojekten. Auf einem unbebauten Terrain soll ein Bauvorhaben ganz frei gestaltet und umgesetzt werden. In der Software-Entwicklung etablierte sich später daraus das Vorgehen, parallel zu einem bestehenden, intakten System an einer neuen Lösung zu arbeiten. Das bestehende System soll dann später durch das neue nahtlos abgelöst werden. Die Ideen, Anforderungen und Innovationen dazu werden auf einem leeren Blatt Papier, auf der „Grünen Wiese“, komplett neu entworfen, dann entwickelt, getestet und immer wieder überarbeitet bis es letztendlich implementiert wird, sobald das Ergebnis erfolgversprechend ist.
Mittlerweile wird dieser Ansatz auch gerne in anderen Unternehmensbereichen verwendet, um bspw. einen neuen Prozess oder eine neue Hardware einzuführen. Doch wie wird eine optimale, neue Lösung gefunden, wenn es die Freiheit gibt, ein leeres Blatt Papier zu befüllen? Dabei immer im Hinterkopf habend, dass sich das Ergebnis nicht nur betriebswirtschaftlich lohnen soll, sondern auch in die Gesamtstruktur einer Organisation passen muss.
Beispielprojekt
Nehmen wir als Beispiel den IT-Fachbereich eines Unternehmens. Die Telekommunikationsanlage muss abgelöst werden, da zum einen der aktuelle Vertrag (Lizenzen, Hardware etc.) demnächst auslaufen wird, aber zum anderen auch, weil diese nicht mehr zeitgemäß ist. Die eingesetzte Telefonie-Lösung wird sowohl den bestehenden IT-Möglichkeiten auf dem Markt, wie auch den Anforderungen an ein modernes, hybrides Arbeitsmodell, bei dem immer mehr Kommunikation und Zusammenarbeit gefragt sind, nicht mehr gerecht. Denn wer möchte heute noch mit einem kabelgebundenen Telefon arbeiten, wenn es mittlerweile viele innovative Alternativen für die Kollaboration gibt?
Da dies ein komplexes und sehr umfangreiches IT-Projekt ist, bei dem viele Aspekte berücksichtig werden müssen, beginnt dessen Planung in der Regel ein bis zwei Jahre vor der Umstellung. Doch bedauerlicherweise läuft die IT-Projektarbeit in vielen Organisationen immer noch eher „im stillen IT-Kämmerlein“ ab, anstatt die Mitarbeiter in diesen Transformationsprozess von Beginn an einzubeziehen. Es ist klar, dass technische Entscheidungen, wie z. B. On-Premises oder Cloud, weiterhin innerhalb der IT entschieden werden müssen. Doch wer kennt die bestehenden Abläufe, Schnittstellen, Schwachstellen und Optimierungspotenziale denn besser als diejenigen, die die Systeme tagtäglich nutzen? Es wäre dementsprechend ein Riesenvorteil für das IT-Projektteam, das Wissen der Fachabteilungen auch zu nutzen, um ein erfolgreiches und vor allem effizientes Projekt auf die Beine zu stellen.
Um nach einem Best-Practice-Ansatz eine neue Telefonie-Lösung zu finden, die sowohl eine zukunftsfähige moderne Kollaborationslösung ist, als auch den Anforderungen aller Fachabteilungen gerecht wird, könnten folgende Maßnahmen hilfreich sein.
Anforderungsaufnahme und -analyse
Durch gezielte Fragestellungen in Form von Fragenkatalogen oder noch besser in moderierten Anwenderworkshops können IT-Mitarbeiter, das Projektteam und Anwendervertreter (Key User) aus den Fachabteilungen ihre Anforderungen und Wünsche an Funktionen, Usability, Design und Technik platzieren. Die entsprechende Auswertung und Analyse der Informationen unterstützen als ergänzende Entscheidungsgrundlage dabei, das passende Tool zu finden.
Use Cases
Mithilfe von Key Usern aus den Fachabteilungen können allgemeine und spezifische Anwendungsfälle rund um die Telefonie inklusive der dazugehörigen Schnittstellen dokumentiert werden, um bestehende Arbeitsprozesse und erforderliche Funktionen festzuhalten. Im weiteren Projektverlauf werden diese Informationen dann konkret genutzt, um sicherzustellen, dass die neue potentielle Kollaborationslösung die erforderlichen Eigenschaften mitbringt, anderweitig abdeckt, oder sogar durch weitere Kanäle, die die Zusammenarbeit im Unternehmen bereichert, ergänzt.
Herstellerbesuche
Um sowohl das IT-Projektteam als auch ausgewählte Anwender auf den neuesten Stand der Technik und der aktuellen Möglichkeiten zu bringen, können Herstellerbesuche organisiert werden. In Showrooms vor Ort können die definierten Use Cases durchgespielt und hinterfragt werden. Weiterhin können einzelne Funktionen oder Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Haptik etc. untereinander verglichen werden. So fällt die Entscheidung für eine Lösung leichter.
Fazit
Ein Start auf der „Grünen Wiese“ ist sicher nicht das einfachste Vorgehen bei der Suche nach einer neuen Lösung. Aus Erfahrung können wir zudem berichten, dass in IT-Projekten selten auf einer 100-prozentigen grünen Wiese gestartet wird. Die bestehenden Geschäftsprozesse und die damit einhergehenden Schnittstellen haben einen Einfluss auf die Entscheidung, so dass nicht komplett von Null an neu geplant werden kann. Dennoch ist das Grüne-Wiese-Vorgehen, wenn auch in Teilen, auf jeden Fall eines mit einem hohen Potenzial für die zukünftige Zufriedenheit aller Beteiligten. Wir empfehlen, den Vorteil, sich einem neuen Thema widmen zu dürfen, gewinnbringend zu nutzen und genügend Zeit und Mitarbeiter-Know-how in die Vorbereitung zu stecken. Umso effizienter, wirtschaftlicher und zufriedenstellender ist dann das Ergebnis. Durch die Einbeziehung vieler Beteiligter erhöht sich die Chance auf eine große Zahl an Fürsprechern schon zu Beginn des Projektes und vermeidet so das Risiko für Widerstand und Unzufriedenheit bei und nach der Implementierung.
Luisa Dera
Consultant Changemanagement
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Berichte über Sicherheitsprobleme mit IT-Systemen gehören mittlerweile zum festen Bestandteil der Nachrichten. Angesichts der aktuellen Lage der IT-Sicherheit geht es bei der Frage nach IT-Sicherheitsvorfällen nicht mehr um das „ob“, sondern nur noch um das „wann“ Expect the breach; und dann vor allem um das „wie schnell“. Wie schnell werden die Vorfälle entdeckt und Gegenmaßnahmen […]
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Die letzten Monate waren ohne Zweifel geprägt von großen Veränderungen für alle von uns. Wie viele davon werden jedoch dauerhaft bleiben? Wie gehen wir mit diesen Veränderungen um? Im konkreten Fall: Welche Herausforderungen gibt es im Bereich der IT-Sicherheit, welche IT-Werkzeuge werden plötzlich in einem verstärkten Umfang genutzt und welche Auswirkungen hat dies technisch und […]
Seit 2018 ist DOK SYSTEME ein klimaneutrales Unternehmen. Wir gleichen die CO2-Emissionen unserer Geschäftsaktivitäten vollständig über renommierte Klimaschutzprojekte aus. Unsere Maßnahmen erstrecken sich weiterhin vom Einsatz kollaborativer Lösungen über die Reduktion von Geschäftsreisen bis hin zum Bezug von nachhaltiger Energie an unseren Bürostandorten. Und ...
Der Wandel von der Industrie- zur Wissensgesellschaft beschäftigt viele Unternehmen intensiv. Der Digital Workplace als zentraler endgeräteunabhängiger Zugangspunkt zur Unternehmens-IT gewinnt an Bedeutung für die Flexibilität und Kreativität am Arbeitsplatz – aber auch durch die aktuelle Corona-Krise. Dennoch bedeutet New Work vielmehr als die Bereitstellung eines IT-Tools.
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Laut dem statistischen Bundesamt leben in Deutschland rund 8 Millionen Menschen mit einer Behinderung. Somit war es nur eine Frage der Zeit, bis weitere Anforderungen in Kraft treten, die den zahlreichen Menschen mit einer Behinderung Barrierefreiheit bieten und sie ihrer Unabhängigkeit einen Schritt näherbringen.
Der neue WLAN-Standard IEEE 802.11ax ermöglicht Anwendern eine hohe und leistungsfähige Verbindungsqualität; insbesondere in räumlich begrenzten Umgebungen. Wi-Fi 6 – nach neuem Namensschema der WiFi Alliance – zeichnet sich dabei im Wesentlichen …
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Um komplexe Veränderungen der IT-Landschaft erfolgreich in kurzer Zeit umzusetzen, empfiehlt DOK SYSTEME die Berücksichtigung der Besonderheiten des sogenannten VUCA-Umfeldes und insbesondere den Einsatz agiler Vorgehensweisen.
IT-Sicherheitsvorfälle sind zum alltäglichen Phänomen geworden. Regelmäßig berichtet die Presse über "Cyberangriffe" auf Hotel- oder Handelsketten, Regierungsstellen, öffentliche Infrastruktur und Unternehmensnetze aller Größen. Wenn die Angreifer erfolgreich sind, ist dies für die betroffenen Unternehmen nicht selten eine existentielle Bedrohung. Wieso …
Die Datenschutzgrundverordnung ist seit fast einem Jahr in Kraft und zunächst wurden die Verantwortlichen bzgl. Datenschutzverstößen mit Nachsicht behandelt. Doch mittlerweile führen Aufsichtsbehörden die ersten Bußgeldverfahren wegen Verstößen gegen die DSGVO durch. Immerhin drohen nach der DSGVO deutlich höhere Bußgelder als nach dem bisherigen Bundesdatenschutzgesetz.
Chat-Unterhaltungen, Web-Konferenzen, Application-Sharing – UCC-Technologien erobern den Unternehmensalltag. Fast täglich ist von WhatsApp-Gruppen oder agilen Projektmanagementmethoden zu lesen. Cloud-basierte Collaboration Tools sollen die Zusammenarbeit in Unternehmen einfacher, effizienter und sicherer machen. Doch halten die Tools, was sie versprechen?
Welche Collaboration-Tools bieten sich an, wenn Teams ihre Aktivitäten in einer einzigen, synchronisierten Arbeitsumgebung zusammenführen und vereinheitlichen wollen? Dieser Frage gehen wir in unserer Reihe "Collaboration Tools" nach und stellen heute die Lösung von Mitel vor: „MiTeam“.
Die bereits für Ende 2017 angekündigte Novellierung der Technischen Richtlinie Notrufverbindungen TR Notruf 2.0 ist am 22.08.2018 im Amtsblatt der BNetzA veröffentlicht worden und löst die seit Juni 2011 gültige Fassung ab. Welche Änderungen ergeben sich hierdurch für die Netzbetreiber?
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Zurzeit verändert sich die Nutzung von Wide-Area-Kommunikationsnetzen WAN grundlegend. Es stehen verschiedenste Medien wie MPLS, Ethernet, DSL und LTE zur Verfügung, und immer mehr Dienste wie z. B. Microsoft Office 365 werden aus der Cloud angeboten. Heute werden in der Regel …