Die Corona-Krise hat die Verbreitung von Videokonferenzen extrem beschleunigt. Platzhirsche wie die amerikanischen Plattformbetreiber Zoom, Microsoft und Cisco haben die Nase als Anbieter vorn. Wer als Kunde jedoch hohe Anforderungen an den Datenschutz nach europäischen Maßstäben hat, kann diese Plattformen nur mit bildlich gesprochenen „Bauchschmerzen“ einsetzen. DOK SYSTEME beschäftigt sich in der Beratung schon eine Weile mit Open Source-Lösungen und hat – auch aus diesem Grund – für konkrete eigene Kommunikationsbedarfe, insbesondere bei besonders eng gefassten Firewall-Regeln bei Kunden, eine eigene Jitsi-Instanz aufgebaut. Gleichzeitig war es so zudem möglich, erweitere Erfahrungen bei der Inbetriebnahme und im Betrieb im Geschäftskontext mit Open Source zu sammeln – aktuell eins der Mittel der Wahl für die Umsetzung digitaler Souveränität in Europa. Mit den Ausführungen in diesem Blog-Beitrag möchten wir unsere Leser teilhaben lassen an unseren Erfahrungen und Ihnen einen Einblick geben, der auch Ihnen vielleicht Lust macht, Schritte in Richtung Open Source zu unternehmen.
Hintergrund der Entscheidung und Rahmenbedingungen
DOK SYSTEME setzt für die interne Kommunikation und die Kommunikation in Kundenprojekten seit langem Skype for Business, aber auch andere marktbekannte Plattformen ein. Als „Early Adopter“ wurde das System in einer On-Premises-Installation anstelle einer klassischen TK-Anlage eingesetzt. Trotz anfänglicher Schwächen der eher auf den amerikanischen Markt ausgerichteten Lösung wurde mit technischen Ergänzungen die klassischen Funktionen einer TK-Anlage umgesetzt.
Von großer Bedeutung, intern wie auch extern mit den Kunden, ist ebenfalls seit langer Zeit das Teilen des Bildschirms für Präsentation in den Telefonkonferenzen. Damit hielten standortübergreifende Collaboration und gemeinsames Arbeiten mit digitalen Hilfsmitteln frühzeitig Einzug bei DOK SYSTEME.
Technisch war und ist es jedoch immer noch eine Herausforderung, dass die Einbindung externer Teilnehmer reibungslos klappt. Zur Umsetzung dieser steht die technische Koppelung auf Server-Ebene zur Verfügung („Federation“), so dass der jeweils eigene Skype for Business Client für die Webkonferenz genutzt werden kann. Diese Federation muss jedoch im Vorfeld zwischen den zu verbindenden Organisationen umfassend geplant und in Betrieb genommen werden. Für Ad-hoc-Termine ist dies dementsprechend nicht geeignet. Dies erfolgt über die von Microsoft bereitgestellte WebApp, die auf den Rechnern der externen Konferenzteilnehmer ebenfalls installiert sein/werden muss. Hier gab und gibt es aber immer noch diverse Hürden; auch wenn die WebApp inzwischen (wie alle anderen Tools) im Kontext des jeweiligen Nutzers installiert wird und damit keine Admin-Berechtigungen mehr nötig sind.
Dies sind jedoch nicht die einzigen Hürden: Zentrale Knackpunkte sind die Firewalls der beteiligten Unternehmen, die den Datenverkehr von Skype for Business ohne Beeinflussung passieren lassen müssen. Hier hat Microsoft ein gutes Stück nachgezogen, dennoch können individuelle Einstellungen immer wieder zu Problemen bei der Verbindung führen.
Microsoft hat inzwischen bekanntermaßen die Strategie auf „Mobile first – Cloud First“ angepasst und die Cloud-basierende Plattform Microsoft Teams entwickelt. Skype for Business als On-Premises-Server wird derzeit nur als Brückentechnologie betrachtet für Organisationen, die bisher noch nicht bereit sind für einen Wechsel zu Teams (Aussage von der Microsoft Ignite 2020: „OD251, On Skype for Business? Design your path to Microsoft Teams“). Skype for Business verliert damit in vielen Organisationen – auch in Europa – an Bedeutung. Stattdessen wird immer häufiger auf z. B. eine der oben erwähnten Plattformen gewechselt. Die Möglichkeit einer „einfachen“ Nutzung einer Software-as-a-Service-Lösung und der damit verbundenen Reduzierung der eigenen technischen Komplexität spielt dabei für viele eine wesentliche Rolle.
Bei der Suche nach einem geeigneten Lösungsansatz kam die Idee auf, eine eigene Pilotumgebung aufzubauen, die auf der Open Source Software Jitsi basiert. Diese Plattform wird auf Servern gehostet, auf die DOK SYSTEME exklusiven und ausschließlichen Zugriff hat. Sie soll u. a. als Backup-Lösung dienen für den Fall, dass die bestehende Skype-for-Business-Umgebung bei DOK SYSTEME aus den Kundenorganisationen und/oder andere Plattformen nicht erreichbar sind. Darüber hinaus bietet sich die eigene Installation an, den Open-Source-Einsatz im Geschäftsumfeld im Vergleich zu anderen Plattformen zu testen und die Leistungsfähigkeit der Tools zu erproben. Entsprechend gibt es z. B. bereits auch eine eigene Nextcloud-Installation. Die aus der Nutzung von Open Source gewonnenen Erkenntnisse sollen auch in Projekten von DOK SYSTEME genutzt werden, um die digitale Souveränität in Europa zu fördern.
IT-Architektur
Für eine konsequente Umsetzung der Digitalen Souveränität und für einen möglichst hohen Erfahrungsgewinn hat sich DOK SYSTEME dazu entschieden, die eigene Jitsi-Instanz selbst zu installieren, zu betreiben und zu warten. Wir haben uns für eine virtuelle Maschine (VM) eines marktführenden Hosters aus dessen IaaS-Portfolio entschieden. Hauptgrund dafür ist die performante Verfügbarkeit der VM im Internet mit hoher Bandbreite und eigener IP-Adresse. Ferner fällt der Betrieb der Hardwareinfrastruktur damit in den Aufgabenbereich des Hosters und die Ressourcen im hauseigenen Rechenzentrum werden geschont. Die VM wird DOK SYSTEME als „nackte“ Hülle ohne Betriebssystem und mit uneingeschränkten Zugriffsrechten zur Verfügung gestellt. Als Betriebssystem kommt Ubuntu Server 20.04 LTS zum Einsatz.
Die Installation von Jitsi erfolgte maßgeblich anhand der Installationsanleitung des Herstellers. Im Zuge der Installation wurden gleich entsprechende kostenfreie SSL/TLS-Zertifikate für den Webserver über den Dienst Let’s Encrypt implementiert, um eine abhörsichere Verbindung zwischen den Clients der Nutzer und dem Server zu ermöglichen. Diese müssen spätestens alle drei Monate erneuert werden, damit die Benutzer keine Warnmeldung zu abgelaufenen Zertifikaten im Browser erhalten. Die Erneuerung lässt sich mittels Skripten automatisieren und ist Bestandteil der Installationsanleitung. Anschließend ist die Jitsi-Anwendung bereits direkt per modernem Webbrowser nutzbar. „Modern“ meint in diesem Fall, dass ein Browser notwendig ist, der das WebRTC-Protokoll korrekt und vollumfänglich unterstützt. WebRTC ist das Protokoll, das Jitsi verwendet und somit die Installation von spezifischen Softwareplugins auf den Clientsystemen der Benutzer überflüssig macht. Als Client dient lediglich besagter Browser.
DOK SYSTEME verspricht sich davon eine niedrigere Einstiegshürde und damit eine höhere Akzeptanz der Benutzer, da nicht erst umständlich lokale Clientsoftware installiert werden muss. Eine weitere Erleichterung ist, dass für die Nutzung von Jitsi keinerlei Registrierung notwendig ist. Jeder, der die Adresse des Servers kennt, kann im Falle einer Standardinstallation sofort ein Jitsi-Meeting starten und sämtliche Funktionen vollumfänglich nutzen, was wiederum Einstiegshürden und Berührungsängste abbaut.
Wie so oft, ist dieser Vorteil zugleich auch ein Nachteil, denn so könnte eine Nutzung von Jitsi durch Dritte auf Kosten von DOK SYSTEME erfolgen. Wir zahlen die Serverkosten, doch jeder mit Internetzugang, einem Browser und der Adresse, kann auch darüber gratis Konferenzen abhalten? Nein, Abhilfe schafft hier die Etablierung einer Secure Domain; einer – vor jeder neu zu startenden Konferenz – vorgeschalteten Authentifizierung. So kann sichergestellt werden, dass nur diejenigen eine Konferenz starten können, die über entsprechende Zugangsdaten verfügen. Eine Teilnahme an einer laufenden Konferenz ist jedoch weiterhin ohne Zugangsdaten möglich. Um vertrauliche Konferenzen vor „Partysprengern“ zu schützen, bietet das System die Option eine Lobby vorzuschalten, in der neue Teilnehmer zunächst warten müssen, bis sie von einem Moderator hineingebeten werden. Alle diese Funktionen und Maßnahmen sorgen zugleich für einen souveränen Betrieb einer Konferenzplattform und erfordern dabei ein absolutes Minimum an Voraussetzungen (Internet, Browser mit WebRTC, Headset), die der Nutzer erfüllen muss.
Ein Seitenblick auf die Kosten und den Aufwand bzgl. der Umsetzung darf an dieser Stelle aber nicht fehlen: Die Jitsi-Software selbst ist kostenfrei unter Open-Source-Lizenz nutzbar. Die extern gehostete VM erzeugt monatlich laufende Kosten. Alternativ bietet sich hier ein Hosting auf lokal vorhandenen Ressourcen im eigenen RZ an, sofern verfügbar. Auch hierfür wären jedoch anteilig Kosten für den Betrieb der eigenen Hardware einzukalkulieren. Im Gegensatz zu einer SaaS-Lösung wie MS Teams und Co. entfallen User-basierte Nutzungsgebühren. Dafür entsteht jedoch Aufwand für die Administration des Systems selbst und es ist entsprechend qualifiziertes Know-how vorzuhalten, um das System warten und betreiben zu können. Der Lohn für den Preis ist ein modernes, benutzerfreundliches und barrierefreies Konferenzsystem, welches unter vollständig eigener Kontrolle hinsichtlich Datenhaltung und -nutzung sicher betrieben werden kann.
Lessons Learned
Aber wie ein weiser Satz immer wieder bestätigt: „Die Tücke steckt im Detail.“ In unserem Projekt wurde dies an mehreren Stellen deutlich.
Das Ziel des Projektes war ja, eine möglichst universell nutzbare Plattform bereit zu stellen. Dies ist weitestgehend gelungen. Ein moderner Browser genügt, allerdings hat sich gezeigt, dass es deutliche Unterschiede in der Implementierung der WebRTC-Engine gibt. Auch die Zugriffsanforderung des Browsers auf Kamera und Mikrofon ist für einige Nutzer nicht sofort ersichtlich, hier ist ggf. Hilfestellung notwendig. Für Smartphones und Tablets ist auch eine App verfügbar, die diese Berechtigungen einmalig anfordert, ebenso eine Desktop-Anwendung.
Um besser mit restriktiven Unternehmens-Firewalls umgehen zu können, wurde ein TURN-Server installiert, mit dem die Nutzung alleine über den HTTPS-Port 443 möglich ist.
Die Kombination von Open Source Tools aus unterschiedlichen Quellen mit Versionsabhängigkeiten zwischen den einzelnen Werkzeugen ist technisch anspruchsvoll. Dies gilt natürlich auch für die vorhandene Dokumentation: Passt diese zur konkret betrachteten Version, insbesondere bei spezielleren Einstellungen?
Die Absicherung eines Servers, der weltweit erreichbar ist, also das „Hardening“, ist ein von der Anwendung unabhängiger, immer notwendiger Schritt, der bei der Nutzung einer IaaS-Plattform natürlich selbst durchgeführt werden muss, ebenso wie die regelmäßige Aktualisierung des Systems.
Auch die Versions- und Konfigurationsverwaltung, ein Change-Management und ähnliche Aufgaben kommen zum Betrieb der eigentlichen Applikation hinzu – sofern man aber sowieso noch eine eigene IT-Infrastruktur betreibt und das Unternehmen nicht „Cloud only“ arbeitet, gibt es ja entsprechende Prozesse sowieso schon im Unternehmen.
Ein offener Punkt auf unserer Liste ist z. B. noch die Einwahl per Telefon in eine Konferenz. Diese Möglichkeit funktioniert in vielen Installationen, bei der von uns aufgesetzten war aber keine Verbindung bis in die Konferenz möglich. Trotz Abgleich von Konfigurationen und Logfile-Analyse konnte der Fehler bisher auch noch nicht gefunden werden. Auch das ist „digitale Souveränität“ – selbst für die Fehlerbehebung verantwortlich zu sein.
Nils Küster
Management Consultant
Jochen Kmietsch
Senior Consultant
Stephan Hubrich
Consultant
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Zurzeit verändert sich die Nutzung von Wide-Area-Kommunikationsnetzen WAN grundlegend. Es stehen verschiedenste Medien wie MPLS, Ethernet, DSL und LTE zur Verfügung, und immer mehr Dienste wie z. B. Microsoft Office 365 werden aus der Cloud angeboten. Heute werden in der Regel …
