{"id":7490,"date":"2021-03-18T16:16:19","date_gmt":"2021-03-18T15:16:19","guid":{"rendered":"https:\/\/www.doksysteme.de\/?post_type=fachartikel&#038;p=7490"},"modified":"2023-03-06T14:52:04","modified_gmt":"2023-03-06T13:52:04","slug":"virtueller-teamraum","status":"publish","type":"fachartikel","link":"https:\/\/www.doksysteme.de\/en\/fachartikel\/virtueller-teamraum\/","title":{"rendered":"DER VIRTUELLE TEAMRAUM"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row row_type=&#8221;row_xxxl&#8221;][vc_column][vc_column_text dynamic_content=&#8221;&#8221;]<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-medium wp-image-6784\" src=\"https:\/\/www.doksysteme.de\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teaser_Teamraum_Webseite_zug_750-505-300x202.jpg\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"202\" srcset=\"https:\/\/www.doksysteme.de\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teaser_Teamraum_Webseite_zug_750-505-300x202.jpg 300w, https:\/\/www.doksysteme.de\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teaser_Teamraum_Webseite_zug_750-505.jpg 735w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><\/p>\n<p>[vc_row row_type=&#8221;row_xxxl&#8221;]<\/p>\n<p>Viele Unternehmen der Privatwirtschaft f\u00fchren ihre ITK-Projekte mittlerweile unter Zuhilfenahme von agilen Projektmanagementmethoden durch und erwarten von Ihren Partnern ebenfalls die Anwendung solcher Vorgehensweisen. \u00d6ffentliche Institutionen und Einrichtungen der \u00f6ffentlichen Hand wiederum wenden h\u00e4ufig klassische Projektmanagementvorgaben an oder vermischen agile und klassische Arbeitsweisen in hybrid gemanagten Projekten.<\/p>\n<p>In den meisten Projekten f\u00e4llt eine Vielzahl an Dokumenten und Informationen an. Die konsistente Ablage und Verwaltung der Dokumente erfordert Disziplin und die Durchsetzung organisatorischer Ma\u00dfnahmen \u2013 z. B. in Form von Dateinamenskonventionen und der Bereitstellung von einheitlichen Ablagestrukturen \u2013 sowie Vorgaben zur Versionierung.<\/p>\n<p>Dar\u00fcber hinaus ist der Informationsaustausch \u00fcber den aktuellen Bearbeitungsstand essenziell, um den \u00dcberblick \u00fcber den Projektfortschritt zu behalten. Letzteres f\u00e4llt insbesondere umso schwerer, wenn Projektbeteiligte gleichzeitig an mehreren verschiedenen Projekten mitwirken.<\/p>\n<p>In aktuellen Pandemiezeiten mit notwendigerweise einhergehender physischer Kontaktvermeidung und der daraus resultierenden rasant steigenden Anzahl von Home-Office-Arbeitspl\u00e4tzen, entsteht der Bedarf, zunehmend in virtuellen R\u00e4umen (z. B. Video- und Telefonkonferenzen, Chats) zu kommunizieren und dort auch zusammenzuarbeiten.<\/p>\n<p>Aber nicht nur die Arbeitsr\u00e4ume verlagern sich ins Virtuelle, auch die Teams selbst sind immer \u00f6fter virtuell zusammengestellt. Unter einem virtuellen Team kann eine Gruppe von Menschen verstanden werden, die gemeinsam an einer Aufgabenstellung arbeitet und gleichzeitig r\u00e4umlich, zeitlich und\/oder organisatorisch voneinander getrennt ist.<\/p>\n<p>Drei wesentliche Definitionsmerkmale solch virtueller Teams sind:<\/p>\n<ul>\n<li>die gegenseitige Abh\u00e4ngigkeit voneinander, um gemeinsame Aufgaben erfolgreich bearbeiten zu k\u00f6nnen (Interdependenz)<\/li>\n<li>die mediengest\u00fctzte Kommunikation zur \u00dcberbr\u00fcckung von r\u00e4umlichen und\/oder zeitlichen Distanzen<\/li>\n<li>sowie eine De-Lokalisierung im Sinne einer orts\u00fcbergreifenden Zusammenarbeit, die sich sogar \u00fcber Organisationsgrenzen hinweg erstrecken kann<\/li>\n<\/ul>\n<p>Eine Situation, die in immer mehr Projekten Realit\u00e4t ist bzw. sein wird.<\/p>\n<p>Diese skizzierten Herausforderungen lassen den Bedarf nach einem virtuellen Teamraum entstehen, mit dessen Hilfe die Kompensation der Nachteile der zunehmenden virtualisierten Arbeitsweisen gelingen kann.[\/vc_column_text]<div class='vc_icons  center' >\n                            <img class='vc_icon' id='6a8f64ebe418f' src='https:\/\/www.doksysteme.de\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/210316_Teamraum_Bild-z-Inhalt_Blog_neu_4-300x122.png' alt='Ein Bildausschnitt von einem Tisch mit 4 St\u00fchlen.' title='ITK NEWS Der ideale Teamraum' style='display:inline-block; width:100%'  data-srcset='{\"150\":\"https:\\\/\\\/www.doksysteme.de\\\/wp-content\\\/uploads\\\/2021\\\/03\\\/210316_Teamraum_Bild-z-Inhalt_Blog_neu_4-150x150.png\",\"300\":\"https:\\\/\\\/www.doksysteme.de\\\/wp-content\\\/uploads\\\/2021\\\/03\\\/210316_Teamraum_Bild-z-Inhalt_Blog_neu_4-300x122.png\",\"768\":\"https:\\\/\\\/www.doksysteme.de\\\/wp-content\\\/uploads\\\/2021\\\/03\\\/210316_Teamraum_Bild-z-Inhalt_Blog_neu_4-768x313.png\",\"1024\":\"https:\\\/\\\/www.doksysteme.de\\\/wp-content\\\/uploads\\\/2021\\\/03\\\/210316_Teamraum_Bild-z-Inhalt_Blog_neu_4-1024x418.png\",\"1536\":\"https:\\\/\\\/www.doksysteme.de\\\/wp-content\\\/uploads\\\/2021\\\/03\\\/210316_Teamraum_Bild-z-Inhalt_Blog_neu_4-1536x627.png\",\"full\":\"https:\\\/\\\/www.doksysteme.de\\\/wp-content\\\/uploads\\\/2021\\\/03\\\/210316_Teamraum_Bild-z-Inhalt_Blog_neu_4.png\"}'>\n                        <\/div><div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:15px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div><div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:15px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div>[vc_column_text]<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Welche Anforderungen werden also an eine solche Software gestellt?<\/strong><\/p>\n<p>Interdependente virtuelle Teams ben\u00f6tigen Unterst\u00fctzung bei der Kommunikation, um die gemeinsame Bearbeitung einer Aufgabe (Kollaboration) bew\u00e4ltigen zu k\u00f6nnen und eine zentrale Plattform, die diese Funktionen zur Verf\u00fcgung stellt.<\/p>\n<p>Folgende Anforderungen an die Funktion sollten demnach im Fokus stehen:<\/p>\n<p><strong><em>Kommunikation<\/em><\/strong><\/p>\n<p>Die Kommunikationsanforderungen ergeben sich daraus, dass sich Mitglieder unternehmensinterner Projektteams mittels Softwarel\u00f6sung digital austauschen, verst\u00e4ndigen und abstimmen k\u00f6nnen. Die Kommunikation soll dabei sowohl verbal, nonverbal als auch schriftlich erfolgen k\u00f6nnen. Zudem muss synchrone (Telefonie, Audio- und Videokonferenzen) als auch asynchrone Kommunikation (E-Mail, Chat bzw. Instant Messaging) gegeben sein. Dar\u00fcber hinaus sollte die Kommunikation mit externen Projektteilnehmern wie z. B. Kunden, Kooperationspartnern oder Institutionen m\u00f6glich sein.<\/p>\n<p>Kommunikationsfunktionen k\u00f6nnen sein:<\/p>\n<ul>\n<li>Blog\/Forum: F\u00fcr den fachlichen Austausch oder die Unternehmenskommunikation<\/li>\n<li>Asynchrone Kommunikation via E-Mail und Chat \u2013 bei letzterem ist insbesondere die persistente Auspr\u00e4gung relevant, um auf Informationen aus Unterhaltungen dauerhaft zur\u00fcckgreifen zu k\u00f6nnen<\/li>\n<li>Synchrone Kommunikation: Telefonie, Audio- und Videokonferenzen<\/li>\n<\/ul>\n<p><em><strong>Kollaboration<\/strong><\/em><\/p>\n<p>Erg\u00e4nzt wird die Kommunikation um Anforderungen an die Kollaboration. Die Kollaborationsanforderungen beziehen sich auf die synchrone und asynchrone Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekt- und Teamaufgaben. Die Zusammenarbeit fokussiert sich hierbei ma\u00dfgeblich auf digitale Artefakte wie z. B. Dokumente, Pr\u00e4sentationen, Zeichnungen oder Quellcode. Unter Zusammenarbeit wird verstanden, dass die Teilnehmer zuvor genannte Artefakte erstellen, einsehen, editieren und l\u00f6schen k\u00f6nnen. Eine besondere Bedeutung gewinnt das parallele Arbeiten am selben Artefakt durch mehrere Projektmitglieder gleichzeitig, z. B. an Office-Dokumenten. Geeignete Editoren m\u00fcssen daf\u00fcr eine Live-Synchronisierung der bearbeiteten Dateien beherrschen sowie Inhalte aggregieren und integrieren k\u00f6nnen. Dar\u00fcber hinaus sind neben dem obligatorischen Kalender zur Terminabstimmung, ein Benachrichtigungssystem, die Unterst\u00fctzung von Brainstorming, ein Wiki und die Funktion der gemeinsamen Bildschirmfreigabe (Screen-Sharing) interessant im Sinne der Kollaboration.<\/p>\n<p><strong><em>Zentrale Plattform (Teamraum)<\/em><\/strong><\/p>\n<p>Als zentrale Plattform k\u00e4me eine installationsfreie und webbasierte Anwendung in Frage, die einfach per Browser erreichbar ist. Der Webclient soll dabei alle Funktionen unter einer einheitlichen Oberfl\u00e4che integrieren und dadurch als virtueller, digitaler Teamraum realisiert sein. Ein Teamraum ist also ein webbasiertes Portal, das als zentraler Startpunkt f\u00fcr s\u00e4mtliche Aktivit\u00e4ten im Rahmen der Projektbearbeitung dient. Alle Projektbeteiligten k\u00f6nnen und sollen den Teamraum f\u00fcr ihre t\u00e4gliche Arbeit an dem Projekt nutzen. Der Teamraum bietet den Nutzern verschiedene Funktionalit\u00e4ten zur Verwendung an, die f\u00fcr unterschiedliche Projektmanagementmethoden und -prozesse notwendig sind. Der Teamraum ist die virtuelle Entsprechung eines physischen \u201eWar Rooms\u201c, der als Zentrale f\u00fcr die Projektdurchf\u00fchrung genutzt wird. Ein War Room ist ein zentraler Ort (Raum), der f\u00fcr die Projektsteuerung und -bearbeitung verwendet wird. Durch das Zusammenziehen der Projektressourcen an diesem Ort k\u00f6nnen insbesondere Kommunikationswege verk\u00fcrzt und optimiert werden sowie die Bearbeitungskapazit\u00e4ten m\u00f6glichst effizient eingesetzt werden.<\/p>\n<p><em><strong>Projektmanagement<\/strong><\/em><\/p>\n<p>Die Arbeit in Projekten erfordert ein hohes Ma\u00df an Organisation, welches zentraler Bestandteil des Projektmanagements ist. Darunter fallen insbesondere diverse Planungsprozesse, wie die der Erstellung eines Projektstrukturplans und eines Projektplanes in Form von Gantt-Diagrammen oder in agilen Projekten in Gestalt von Scrum- oder Kanban-Boards. Weitere Anforderungen an die Funktionen zur Unterst\u00fctzung des Projektmanagements w\u00e4ren:<\/p>\n<ul>\n<li>Etablierung eines Aufgabenmanagements als Kernst\u00fcck der Projektorganisation<\/li>\n<li>Nutzung diverser Projektplanungsmethoden<\/li>\n<li>Unterst\u00fctzung bei der Projektsteuerung durch Diagramme, ein Ressourcenmanagement und Projektstatus-Dashboards<\/li>\n<\/ul>\n<p>F\u00fcr die Ablage und Verwaltung von projektbezogenen Dokumenten oder auch Projektliefergegenst\u00e4nden in digitaler Form ergeben sich Anforderungen an Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems. Dazu z\u00e4hlen u. a.:<\/p>\n<ul>\n<li>Bereitstellung einer zentralen Ablagestruktur<\/li>\n<li>Automatische Versionierung von Dokumenten<\/li>\n<li>Stichwort- und Volltextsuche<\/li>\n<\/ul>\n<p>Neben den genannten funktionellen Anforderungen sollten weitere Erfordernisse aus dem Bereich der Qualit\u00e4tsanforderungen und ggf. vorhandenen Einschr\u00e4nkungen ber\u00fccksichtigt werden.<\/p>\n<p>Die Anforderungen an die Qualit\u00e4t speisen sich u. a. aus Aspekten<\/p>\n<ul>\n<li>des Datenschutzes (DSGVO-Konformit\u00e4t, geeignet f\u00fcr VS-NFD)<\/li>\n<li>der IT-Sicherheit (Zugriffsschutz, Benutzerverwaltung, 2-Faktor-Authentifizierung)<\/li>\n<li>der Wartbarkeit und des Betriebsaufwands (Support, Updates\/Upgrades, Lizenzkosten)<\/li>\n<li>der Benutzbarkeit (intuitive Bedienung, Barrierefreiheit, \u00dcbersichtlichkeit)<\/li>\n<li>und der erzielten Effizienz der L\u00f6sung (Integration mit bestehenden Umsystemen, Performanz, Ausfallsicherheit, Apps f\u00fcr mobile Endger\u00e4te)<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><br \/>\nDie passende L\u00f6sung finden<\/strong><\/p>\n<p>Im Rahmen einer von DOK SYSTEME durchgef\u00fchrten Markterkundung und anschlie\u00dfender Nutzwertanalyse mit insgesamt 30 untersuchten Softwareprodukten, konnte keine alleinstehende L\u00f6sung in vollem Umfang \u00fcberzeugen. Vielmehr kristallisierte sich heraus, dass zur Erreichung der vollst\u00e4ndigen Abdeckung aller gestellten Anforderungen m\u00f6glichst eine Kombination von zwei Produkten sinnvoll ist.<\/p>\n<p>Zum einen bieten am Markt etablierte UCC-L\u00f6sungen (Unified Communication and Collaboration) viele Funktionalit\u00e4ten in Form von Werkzeugen zur Sprachkommunikation (Telefonie), erm\u00f6glichen Audio- und Videokonferenzen und unterst\u00fctzen den Austausch \u00fcber Messagingdienste (E-Mail, Instant Messaging und Presence Management). Weitere wesentliche Bestandteile dieser sind die Zurverf\u00fcgungstellung von gemeinsamen Projektr\u00e4umen und eines rudiment\u00e4ren Dokumentenmanagements.<\/p>\n<p>Zum anderen eignen sich f\u00fcr das Projektmanagement spezialisierte Produkte f\u00fcr die notwendige Erg\u00e4nzung der UCC-Produkte am besten, um die Anforderungen an die Projektprozessunterst\u00fctzung zu erf\u00fcllen. Exemplarisch seien hier die L\u00f6sung openProject mit Fokus auf klassisches Projektmanagement sowie Asana und Trello f\u00fcr die eher agile Auspr\u00e4gung der Projektabwicklung genannt.<\/p>\n<p>Erg\u00e4nzt man also UCC-L\u00f6sungen mit Funktionen aus dem Spektrum des Projektmanagements, kann das idealisierte Ziel der Vision eines virtuellen Teamraums in der Praxis erreicht werden.<\/p>\n<p>Letztendlich sind die individuellen Anforderungen und Bed\u00fcrfnisse der Anwender eines Teamraums ausschlaggebend f\u00fcr die Auswahl einer geeigneten L\u00f6sung. DOK SYSTEME kann Sie dabei unterst\u00fctzen, Ihre Anforderungen zu ermitteln, den Markt zu sondieren und im Rahmen einer gewichteten Bewertungsmatrix, die am besten geeignetste L\u00f6sung zu finden.<\/p>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row row_type=&#8221;row_xxxl&#8221;][vc_column]<div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:15px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div><div class='dynamic ignore_gutter' >[vc_row][vc_column]<div id='vc_content_box_6a8f64ebe4c59' class='vc-content-box '  >\n            <div class='vc_bg vc-content-box-bg'>\n                <div class='vc_bg_div'><\/div>\n            <\/div>\n            <div class='vc-content-box-content'><div>\n                [vc_column_text dynamic_content=\"content|textarea_html|Listenpunkt\"]\n<strong>Stephan Hubrich<\/strong><br \/>Consultant\u00a0\n[\/vc_column_text]\n            <\/div><\/div>\n        <\/div><div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:22.5px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:26.25px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:30px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div>[\/vc_column][\/vc_row]<\/div>[\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>In der digitalen Arbeitswelt entstehen Bedarfe virtuelle Teamr\u00e4ume zu nutzen, mit dessen Hilfe die Kompensation der Nachteile der zunehmenden virtualisierten Arbeitsweisen gelingen kann. Dabei ist eine Projekt- und Teamkollaborationssoftware der zentrale Anlaufpunkt f\u00fcr die t\u00e4gliche Projektarbeit. Doch welche Anforderungen stellt die Einf\u00fchrung eines virtuellen Teamraums an eine solche Software?<\/p>\n","protected":false},"featured_media":6784,"template":"","meta":{"greyd_block_editor_preview":[]},"fachartikel_category":[55],"fachartikel_tag":[136,138,137,135],"fachartikel_artikeltyp":[199],"class_list":["post-7490","fachartikel","type-fachartikel","status-publish","has-post-thumbnail","hentry","fachartikel_category-itk-news","fachartikel_tag-projektkollaboration","fachartikel_tag-software","fachartikel_tag-teamkollaboration","fachartikel_tag-virtueller-teamraum","fachartikel_artikeltyp-fach"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v28.3 (Yoast SEO v28.3) - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-premium-wordpress\/ -->\n<title>DER VIRTUELLE TEAMRAUM - DOK SYSTEME GmbH<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Welche Anforderungen stellt die Einf\u00fchrung eines virtuellen Teamraums an eine Projekt- und Teamkollaborationssoftware?\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.doksysteme.de\/fachartikel\/virtueller-teamraum\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"en_US\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"DER VIRTUELLE TEAMRAUM\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Welche Anforderungen stellt die Einf\u00fchrung eines virtuellen Teamraums an eine Projekt- und Teamkollaborationssoftware?\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.doksysteme.de\/fachartikel\/virtueller-teamraum\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"DOK SYSTEME GmbH\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2023-03-06T13:52:04+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.doksysteme.de\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Teaser_Teamraum_Webseite_zug_750-505.jpg\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"735\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"496\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/jpeg\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Est. reading time\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"7 minutes\" \/>\n<!-- \/ Yoast SEO Premium plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"DER VIRTUELLE TEAMRAUM - 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