{"id":3937,"date":"2019-02-28T15:08:16","date_gmt":"2019-02-28T14:08:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.doksysteme.de\/?post_type=fachartikel&#038;p=3937"},"modified":"2023-08-30T11:05:18","modified_gmt":"2023-08-30T09:05:18","slug":"collaboration-tools","status":"publish","type":"fachartikel","link":"https:\/\/www.doksysteme.de\/en\/fachartikel\/collaboration-tools\/","title":{"rendered":"COLLABORATION TOOLS AUS DER CLOUD"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row row_type=&#8221;row_xxxl&#8221;][vc_column][vc_column_text dynamic_content=&#8221;&#8221;]<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\" wp-image-5101 alignnone\" src=\"https:\/\/www.doksysteme.de\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/Collaboration-Board-a-300x289.png\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"289\" srcset=\"https:\/\/www.doksysteme.de\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/Collaboration-Board-a-300x289.png 300w, https:\/\/www.doksysteme.de\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/Collaboration-Board-a.png 665w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><\/p>\n<p>Chat-Unterhaltungen, Web-Konferenzen, Application-Sharing \u2013 Unified Communication &amp; Collaboration(UCC)-Technologien erobern den Unternehmensalltag. Fast t\u00e4glich ist von WhatsApp-Gruppen oder agilen Projektmanagementmethoden zu lesen. Cloud-basierte &#8220;Team Collaboration Tools&#8221; sollen die Zusammenarbeit in Unternehmen einfacher, effizienter und sicherer machen. Doch halten die Tools, was sie versprechen?<\/p>\n<p><strong>Und welcher L\u00f6sung sollte man den Vorzug geben?<\/strong><\/p>\n<p>Der Markt f\u00fcr &#8220;Team Collaboration Tools&#8221; entwickelt sich weiter dynamisch. Hersteller wie Alcatel-Lucent (ALE), Avaya, Unify, Microsoft, Cisco und Mitel haben eigene L\u00f6sungen entwickelt. Die gute Nachricht: Alle L\u00f6sungen sind inzwischen ausgereift und f\u00fcr den Einsatz grunds\u00e4tzlich zu empfehlen. Das gilt unabh\u00e4ngig davon, ob die Tools in einer \u00f6ffentlichen Verwaltung oder einem internationalen Konzern eingesetzt werden sollen. Die Frage ist nur: Wie integrieren sich solche L\u00f6sungen in bestehende IT-Infrastrukturen oder handelt es sich um eine weitere Silo-L\u00f6sung, wie es so viele gibt?<\/p>\n<p><strong>Was die &#8220;Team Collaboration Tools&#8221; interessant macht<\/strong><\/p>\n<p>Haben wir fr\u00fcher nur E-Mails geschrieben und Sachverhalte telefonisch gekl\u00e4rt, organisieren wir uns heute orts- und zeitunabh\u00e4ngig und nutzen Funktionen wie Instant Messaging, das gemeinsame und zeitgleiche Arbeiten an Dokumenten und treffen uns in virtuellen Konferenzr\u00e4umen \u2013 immer und von \u00fcberall. Hierzu bieten die Collaboration Tools inzwischen interessante Details:<\/p>\n<p><strong>Microsoft Teams:<\/strong> Hinter der Microsoft-L\u00f6sung steht die Office Cloud. Somit k\u00f6nnen Word-, Excel-, PowerPoint- und OneNote-Dokumente direkt in Teams ge\u00f6ffnet und bearbeitet werden. Der schnelle Austausch \u00fcber die Chat-basierte Arbeitsumgebung erinnert an einen Skype-Chat, besitzt aber viel mehr M\u00f6glichkeiten, wie z. B. Bloggen und Posten von Nachrichten und Informationen in meinem Team, die Bereitstellung von Dokumenten, das Initiieren von Team-Konferenzen aber auch das herk\u00f6mmliche Telefonieren nach in- und extern.<\/p>\n<p><strong>Cisco WebEx Teams (ehemals Cisco Spark):<\/strong> Die Kernfunktionen sind &#8220;Meetings, Messaging and Calling&#8221; in einem. Damit steht die L\u00f6sung der Idee von Microsoft in nichts nach. Ein besonderes Plus ist das WebEx Board. Es \u00e4hnelt einem \u00fcbergro\u00dfen Tablet und l\u00e4sst sich intuitiv als Whiteboard oder virtueller Konferenzraum nutzen. Dadurch erh\u00e4lt das Team alle Funktionen eines realen Meetings \u2013 nur eben aus der Cloud und online. Durch die integrierten Videom\u00f6glichkeiten k\u00f6nnen entfernte Teilnehmer sowohl die Inhalte des Whiteboards als auch die Teilnehmer der Konferenz sehen, so dass WebEx Teams zu einem echten multimedialen Erlebnis wird.<\/p>\n<p><strong>MiTeam von Mitel, Rainbow von Alcatel-Lucent oder Circuit von Atos-Unify:<\/strong> Nach Cisco und Microsoft haben nun auch andere Hersteller ihre UCC-Plattform um eine Cloud-basierte Team Collaboration Software erweitert. Die Mitglieder des Teams finden in einem virtuellen Projektraum alle Dokumente und Tools zum Projekt. Es stehen Chat-, Sprach-, Video-, Webkonferenz- und weitere Tools f\u00fcr die Web-Collaboration bereit. Prozesse und Workflows lassen sich automatisieren und so werden beispielsweise Task Lists gef\u00fchrt, \u00dcbersetzungen automatisch eingebunden sowie Verbindungen zu CRM- oder Projektmanagement-Tools hergestellt.<\/p>\n<p><strong>Welches Tool f\u00fcr welchen Einsatz?<\/strong><\/p>\n<p>Die L\u00f6sungen haben unterschiedliche St\u00e4rken und Schw\u00e4chen. Welches der Tools sich am besten eignet, h\u00e4ngt weitgehend von den eigenen Anforderungen und der geforderten Integrationstiefe in die \u00fcbrige IT ab.<\/p>\n<p>Anwender, die bereits viele Microsoft-Anwendungen und entsprechende Lizenzen im Einsatz haben, werden einfacher zu Microsoft Teams migrieren k\u00f6nnen. So kann Microsoft Teams f\u00fcr die interne Kommunikation kostenlos genutzt werden. F\u00fcr die externe Kommunikation sind hingegen h\u00f6herwertigere Lizenzen und umfangreichere Implementierungen erforderlich.<\/p>\n<p>Cisco WebEx ist Marktf\u00fchrer bei Video- und Web-Konferenz-Plattformen und versucht \u00fcber diesen Weg, seine Team-L\u00f6sung bekannt zu machen. Derzeit kann WebEx Teams kostenlos zur Web-Konferenz-Plattform hinzugef\u00fcgt werden und bei einer Neubestellung von WebEx wird Teams kostenlos mitgeliefert. Um die Teamfunktionen mit Telefonie und Video zu verbinden, ist allerdings die lokale Installation des TK-Systems von Cisco erforderlich. Was nach einem Nachteil klingt, kann schnell zu einem Sicherheitsvorteil werden. Denn eine vollst\u00e4ndige Kommunikationsplattform in der Cloud bedeutet auch, sich den Regeln der Cloud zu unterwerfen. Ein Trend, den viele Unternehmen und \u00f6ffentliche Auftraggeber noch scheuen, wenn es um die eigene Kommunikation geht. Die Anforderungen der DSGVO und der Datensicherheit, insbesondere sensibler Daten, lassen sich sicher einfacher mit lokaler Datenhaltung und Verschl\u00fcsselung mit Schl\u00fcsseln, die nicht in der Hand des Anbieters sind, erf\u00fcllen.<\/p>\n<p>Aber auch die anderen Hersteller liefern ihre Team-L\u00f6sung aus der Cloud. Die Frage nach dem passenden Tool wird somit schnell zur Grundsatzfrage, ob ich f\u00fcr die Nutzung der Cloud bereit bin. Und die zweite Frage ist die Frage nach der Tiefe der Integration in andere, mit der Kommunikation zusammenh\u00e4ngende Systeme. Wird dieser Aspekt genauer beleuchtet und ist eine Silo-L\u00f6sung rein f\u00fcr Collaboration nicht gew\u00fcnscht, so spielen die nahtlosen \u00dcberg\u00e4nge der Funktionen zwischen klassischer Telefonie-Welt und moderner Collaboration eine noch viel entscheidendere Rolle. Hier punkten in der Regel die klassischen Hersteller von TK-Systemen, da sich deren L\u00f6sungen von Hause aus sehr nahtlos in die Telefonanlage integrieren und so weitere Funktionen nutzbar machen. Spielt die Videokommunikation dazu noch eine Rolle, so sondiert sich der Markt sehr stark, und man begibt sich auf die Suche nach der \u201eEierlegendenwollmichsau\u201c. Eine Suche, die nur der gewinnt, der die Anforderungen seiner Anwender genau kennt. Denn wenn es auf eines ankommt, dann ist es die Usability und Anwenderakzeptanz.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-3940 alignnone\" src=\"https:\/\/www.doksysteme.de\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/190212_Collaboration-Tools_Vergleich_Detailbild.jpg\" alt=\"\" width=\"750\" height=\"376\" srcset=\"https:\/\/www.doksysteme.de\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/190212_Collaboration-Tools_Vergleich_Detailbild.jpg 750w, https:\/\/www.doksysteme.de\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/190212_Collaboration-Tools_Vergleich_Detailbild-300x150.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 750px) 100vw, 750px\" \/><\/strong><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>User Adoption &amp; Change Management<\/strong><\/p>\n<p>Damit die neuen Team Collaboration Tools von den Mitarbeitern bereitwillig aufgenommen und aktiv genutzt werden (User Adoption), ist wesentlich mehr notwendig, als die beste Technologie auszuw\u00e4hlen. Ganz entscheidend ist der Faktor Mensch, so dass empfohlen ist, die Einf\u00fchrung von neuen Technologien mit einem Change Management zu begleiten. Es geht darum, die neue L\u00f6sung in die Arbeitsprozesse zu integrieren und die Mitarbeiter dabei mitzunehmen. Dieser Zusatzaufwand rechnet sich, denn die Akzeptanz wird deutlich erh\u00f6ht und die Arbeitseffizienz gesteigert.<\/p>\n<p><strong>\u00d6ffentliche Verwaltungen m\u00fcssen umdenken<\/strong><\/p>\n<p>Unified Communication &amp; Collaboration-L\u00f6sungen sind auch f\u00fcr \u00f6ffentliche Verwaltungen attraktiv. Bei der Beschaffung ist allerdings ein Umdenken erforderlich. Die Wertgrenzen und die Nutzungszeiten \u00e4ndern sich und damit auch die Beschaffungsart. Anstelle der Investition, beispielsweise in eine TK-Anlage, geht es jetzt um monatliche Pay-per-Use-Kosten f\u00fcr einen Betrachtungszeitraum von etwa f\u00fcnf Jahren. Zudem spielen nutzungsabh\u00e4ngige Kosten nach Minuten oder vergleichbaren Kriterien pl\u00f6tzlich wieder ein Rolle, nachdem sich der Telefonie-Markt durch Flatrates gerade erst vereinfacht hat.<\/p>\n<p><strong>Fazit<\/strong><\/p>\n<p>Die Zeit der Technik, die im Keller ganze R\u00e4ume f\u00fcllt, ist vorbei. Mit den vorgestellten Collaboration Tools stellt sich erstmals nicht mehr die Frage, ob Cloud oder nicht. Wer diese Tools nutzen m\u00f6chte, der wird von den Herstellern gezwungen, diese Tools aus der Cloud zu konsumieren. Und damit verbunden auch ein ganz neues Abrechnungsmodell hin zu nutzungsabh\u00e4ngigen Kosten und j\u00e4hrlichen Software-Assurance-Modellen zu akzeptieren.<\/p>\n<p>Entscheidet sich ein Unternehmen f\u00fcr die Nutzung von Collaboration Tools, so steht schnell die Frage im Raum, wie ich diese Tools mit bestehenden L\u00f6sungen verzahne, um den Anwendern das bestm\u00f6gliche Anwendererlebnis zu bieten. Hier entstehen die wesentlichen Unterschiede der L\u00f6sungen. Schnell stellt der versierte IT-Manager fest, dass die Wahl des Collaboration Tools zur Grundsatzfrage nach der zuk\u00fcnftigen Kommunikationsl\u00f6sung wird. Denn Collaboration und Kommunikation, das sind zwei Bausteine, die eng zusammen geh\u00f6ren \u2013 eben Unified Communication &amp; Collaboration.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row row_type=&#8221;row_xxxl&#8221; disable_element=&#8221;yes&#8221;][vc_column]<div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:22.5px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:26.25px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:30px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div><div class='dynamic ' >[vc_row content_placement=\"bottom\" equal_height=\"yes\"][vc_column width=\"1\/2\"]<div id='vc_content_box_6a8e0e0987256' class='vc-content-box '  >\n            <div class='vc_bg vc-content-box-bg'>\n                <div class='vc_bg_div vc_bg_image '   data-srcset='false'><\/div>\n            <\/div>\n            <div class='vc-content-box-content'><div>\n                \n            <\/div><\/div>\n        <\/div>[\/vc_column][vc_column width=\"1\/2\"]<div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:22.5px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:26.25px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:30px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div><p id='headline_6a8e0e09af1e6' class='vc_headline no_h_size  ' style='color: #002a64; font-weight: 700; '>Frank Weberbauer <\/p><p id='headline_6a8e0e09af211' class='vc_headline no_h_size  ' style='color: #464749; '>Senior Consultant | <br \/>\nstellv. Leiter der Niederlassung S\u00fcd | <br \/>\nWeberbauer@doksysteme.de<\/p>[\/vc_column][\/vc_row]<\/div><div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:22.5px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:26.25px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:30px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div><div class='dynamic ' >[vc_row content_placement=\"bottom\" equal_height=\"yes\"][vc_column width=\"1\/2\"]<div id='vc_content_box_6a8e0e09af344' class='vc-content-box '  >\n            <div class='vc_bg vc-content-box-bg'>\n                <div class='vc_bg_div vc_bg_image '   data-srcset='false'><\/div>\n            <\/div>\n            <div class='vc-content-box-content'><div>\n                \n            <\/div><\/div>\n        <\/div>[\/vc_column][vc_column width=\"1\/2\"]<div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:22.5px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:26.25px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:30px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div><p id='headline_6a8e0e09af446' class='vc_headline no_h_size  ' style='color: #002a64; font-weight: 700; '>Kay Kaczmarek <\/p><p id='headline_6a8e0e09af45f' class='vc_headline no_h_size  ' style='color: #464749; '>Senior Consultant |<br \/>\nKaczmarek@doksysteme.de<\/p>[\/vc_column][\/vc_row]<\/div><div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:22.5px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:26.25px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:30px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div>[\/vc_column][\/vc_row][vc_row row_type=&#8221;row_xxxl&#8221;][vc_column]<div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:15px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div><div class='dynamic ignore_gutter' >[vc_row][vc_column]<div id='vc_content_box_6a8e0e09afc77' class='vc-content-box '  >\n            <div class='vc_bg vc-content-box-bg'>\n                <div class='vc_bg_div'><\/div>\n            <\/div>\n            <div class='vc-content-box-content'><div>\n                [vc_column_text dynamic_content=\"content|textarea_html|Listenpunkt\"]\n<strong>Frank Weberbauer<\/strong> <br \/>Senior Executive Consultant\n[\/vc_column_text]\n            <\/div><\/div>\n        <\/div><div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:22.5px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:26.25px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:30px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div>[\/vc_column][\/vc_row]<\/div><div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:15px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div><div class='dynamic ignore_gutter' >[vc_row][vc_column]<div id='vc_content_box_6a8e0e09afe8f' class='vc-content-box '  >\n            <div class='vc_bg vc-content-box-bg'>\n                <div class='vc_bg_div'><\/div>\n            <\/div>\n            <div class='vc-content-box-content'><div>\n                [vc_column_text dynamic_content=\"content|textarea_html|Listenpunkt\"]\n<strong>Kay Kaczmarek<\/strong> <br \/>Management Consultant\n[\/vc_column_text]\n            <\/div><\/div>\n        <\/div><div class='dynamic ' >\n[vc_row][vc_column]<div class='vc_blank_space '><div class='vc_blank_space_inner_sm' style='height:15px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_md' style='height:22.5px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_lg' style='height:26.25px'><\/div><div class='vc_blank_space_inner_xl' style='height:30px'><\/div><\/div>[\/vc_column][\/vc_row]\n\r\n<\/div>[\/vc_column][\/vc_row]<\/div>[\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Chat-Unterhaltungen, Web-Konferenzen, Application-Sharing \u2013 UCC-Technologien erobern den Unternehmensalltag. 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