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Vergaberecht - Reform 2016

Neue Fristenregelungen

Das neue Vergaberecht fokussiert im Wesentlichen die elektronische Vergabe. Ziel ist es u. a. Vergabeverfahren unter Zuhilfenahme der gängigen elektronischen Möglichkeiten schnell und effizient durchzuführen. Daher verwundert es nicht, dass der Gesetzgeber die vor der Reform geltenden Fristenregelungen angepasst und verkürzt hat. Für das Verhandlungsverfahren wurden zudem erstmals Angebotsfristen in die Vergabeverordnung (VgV) aufgenommen. Zuvor stand die Festlegung im Ermessen des Auftraggebers.

Abb. 1:  Fristen im VgV

 

Grundsätzliches zur Fristenbestimmung

Wie sich aus der Tabelle ablesen lässt, sind die gesetzlichen Standardfristen z. T. erheblich verkürzt worden. Darüber hinaus sieht die neue Vergabeverordnung die Möglichkeit vor, die-se Standardfristen weitergehend zu verkürzen. Daraus kann aber nicht abgeleitet werden, dass die Standardfristen, die lediglich Mindestfristen sind und damit die maximal zulässige Untergrenze definieren, regelmäßig zwingend vergaberechtlich zulässig sind. Die Bestim-mung der konkreten Fristen steht stets unter dem Grundsatz der Angemessenheit. An diesem sind die jeweiligen Fristenbestimmungen auszurichten. Zu berücksichtigen sind  hierbei insbesondere der Inhalt, der Umfang und die Komplexität der auszuschreibenden Leistung. Diese Kriterien können es erfordern, dass eine Frist verkürzt oder auch verlängert werden muss.

Fristverkürzungsmöglichkeiten – wesentliche Neuerungen

Der Gesetzgeber sieht grundsätzlich zwei Möglichkeiten vor, nach denen die Standardfristen verkürzt werden dürfen.

Eine Möglichkeit sieht vor, in Fällen der hinreichend begründeten Dringlichkeit eine Fristver-kürzung auf 15 Tage im Teilnahmewettbewerb und auf 10 Tage im Angebotsverfahren vor-nehmen zu können. Umstände zur Begründung der äußersten Dringlichkeit sind solche, die dem öffentlichen Auftraggeber nicht zuzurechnen sind.

Der zweite Fall der Fristverkürzung stellt eine wesentliche Neuerung dar. Hiernach eröffnet der Gesetzgeber die Möglichkeit, im nicht offenen Verfahren und im Verhandlungsverfahren –  mit Ausnahme oberster Bundesbehörden –  die Angebotsfristen im gegenseitigen Einver-nehmen mit den Bietern festzulegen (§ 16 Abs. 6, § 17 Abs. 7 VgV). Soweit eine solche ein-vernehmliche Festlegung nicht zustande kommt, kann der Auftraggeber die Frist einseitig auf mindestens zehn Tage verkürzen. Wie sinnvoll diese Regelung in der Praxis ist, bleibt abzu-warten. Die Zehntagesfrist wird wohl allenfalls in sehr limitierten Fällen zur Anwendung kommen, denn bei Festlegung sämtlicher Fristen ist stets der Angemessenheitsgrundsatz zu beachten. Eine Verkürzung auf lediglich zehn Tage käme danach nur dann in Betracht, wenn eine Angebotslegung – unter Wahrung des Transparenz- und Gleichbehandlungsgrundsatzes – innerhalb dieser kurzen Frist für die Bieter möglich ist (§ 20 Abs. VgV).

Fristverlängerung – wesentliche Neuerungen

Neben der Fristenverkürzung sieht die neue VgV auch Fälle vor, in denen die Fristen „ange-messen“ zu verlängern sind.

Die Angebotsfristen sind gemäß § 20 Abs. 2 VgV z. B. zu verlängern, wenn die Angebote nur nach einer Ortsbesichtigung oder  Einsichtnahme in die Anlagen zu den Vergabeunterlagen erstellt werden können.

Weiterhin sind die Angebotsfristen zu verlängern, wenn gemäß § 20 Abs. 3 VgV zusätzliche Informationen nicht spätestens sechs bzw. vier Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfü-gung gestellt werden können oder der öffentliche Auftraggeber wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt.

Nach altem Recht, wäre in diesen Fällen allein die Aufhebung der Ausschreibung möglich gewesen.
Ein weiterer Fall der zwingenden Fristverlängerung ist in § 41 Abs. 2 VgV geregelt. Danach ist – sofern kein Fall hinreichend begründeter Dringlichkeit vorliegt – die Angebotsfrist um 5 Tage zu verlängern, wenn die Vergabeunterlagen aus den dort genannten Gründen nicht elektronisch zur Verfügung gestellt werden können.

Fazit

Den neuen Fristen der VgV liegt der Gedanke der Verfahrensbeschleunigung und Effizienz-steigerung zu Grunde. Bei den aktuell in der Vergabeverordnung festgelegten Fristen, handelt es sich um Mindestfristen. Diese normierten Fristen stellen folglich lediglich die zulässige Untergrenze der festzulegenden Fristen dar. Daher empfiehlt es sich, in der Vergabedoku-mentation niederzulegen, weswegen die jeweils konkret gewählte Frist für angemessen er-achtet wird. Eine Verlängerung der Mindestfristen ist hingegen dem öffentlichen Auftraggeber unbenommen. Die Notwendigkeit einer längeren Fristsetzung als der gesetzlich gebotenen Mindestfrist kann im Einzelfall nach dem Angemessenheitsgrundsatz sogar geboten sein. Zu berücksichtigen ist hierbei insbesondere die Komplexität der Leistung und die für die Ausarbeitung der Angebote notwendige Zeit zur Bearbeitung der Vergabeunterlagen durch die Bieter. Der Auftraggeber sollte insbesondere bei der Festlegung der Fristen immer prüfen, ob den Bietern ausreichend Zeit verbleibt, um die Vergabeunterlage angemessen bearbeiten und wirtschaftliche Angebote erstellen zu können. Grundsätzlich empfiehlt es sich, den Bietern eher mehr Zeit zur Angebotserstellung zur Verfügung zu stellen, als schlechte oder unvollständige Angebote zu erhalten, bei denen u. U. zeitaufwendig nachgefordert oder aufgeklärt werden muss.


 



Ass. iur. Franziska Giest |
Senior Consultant | Tel. +49 (0) 5131 49 33 0

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