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Telefonie ohne TK-Anlagen?

Umstellung auf Skype for Business

Skype for Business von Microsoft ist eine attraktive Plattform für Telefonie, Onlinebesprechungen und Konferenzen. Herkömmliche Telefonanlagen sollen damit ersetzt werden. Dazu gibt es viele Fragen: Welche Erfahrungen gibt es in der Praxis? Passen die Innovationen zum Büroalltag? Wie steht es um die Kosten?

Inzwischen gibt es zahlreiche Unternehmen, die ihre Kommunikationsumgebung auf Lync/Skype for Business umgestellt haben. Die Praxiserfahrungen sind dabei recht unterschiedlich: Das eine Unternehmen ist mit den neuen und innovativen Telefonie- und Collaboration-Funktionen sehr zufrieden und bestätigt erreichbare Effizienzvorteile. Das andere Unternehmen wurde durch umfangreiche Investitionen in die IT-Infrastruktur und hohe Lizenzkosten überrascht, obwohl es nur die alte TK-Anlage ersetzen wollte.

Die Erfahrungen zeigen: Skype for Business funktioniert optimal, wenn der komplette Kommunikationsalltag auf das neue System ausgerichtet wird. Für Unternehmen, die ihr Büroumfeld nur schrittweise verändern wollen, weiterhin herkömmliche Tisch-Telefone einsetzen und ggf. auch noch Werkshallen integrieren wollen, kann Skype for Business zu einem teuren Vorhaben werden.

Kosten direkt einplanen

Skype for Business ist eine gute Kommunikationslösung für reine Büroumgebungen. Sie ist sehr effizient bei PC-Büroarbeitsplätzen. Telefoniert wird intern und extern per integrierter Softphone-Funktionalität und Headset. Telefon- und Video-Konferenzen oder Desktop Sharing werden direkt aus den Microsoft-Office-Anwendungen heraus unterstützt. Sogar Webkonferenzen mit Externen werden ohne Hinzunahme anderer Lösungen und Plattformen „seamless“ zur Verfügung gestellt. Die erforderlichen Lizenzen für die reine Telefonie im eigenen Netzwerk werden durch eine Standard Client Access License (CAL) abgedeckt. Meist ist diese bereits in einem verhandelten Microsoft Enterprise Agreement (EA) bei Lizenz-Paketen für Office und Server-Lizenzen enthalten. Zur Planung von Konferenzen (über Outlook) ist eine Erweiterung um eine „Enterprise CAL“ notwendig. Beide Lizenzen sind zudem im ebenfalls erhältlichen E3-Plan von Office 365 enthalten und über die Möglichkeit des Dual-Use-Right sowohl in der Cloud als auch bei einer Onpremise-Lösung nutzbar. Für Telefonate außerhalb des Unternehmens mit Übergang ins Festnetz ist zusätzlich eine „Plus CAL“ erforderlich. Dabei gelten Lizenzen für jeden einzelnen User.

Positiv hervorzuheben ist der Umstand, dass funktionsbezogene bzw. nicht mitarbeiterbezogene Telefonapparate (allgemeine Bereiche, Technikräume, Konferenztelefone), sog. Common Area Phones (CAP), von Microsoft zertifizierten 3rd-Party-Herstellern (z. B. Yeahlink, Audiocodes, Mitel/Aastra und Polycom) keine Skype for Business CALs benötigen. Zusätzlich sind für den Betrieb von Skype for Business die Server-Hardware und je Server eine Lizenz zu berücksichtigen.

Erfahrungen zeigen, dass vor allem die Anmeldung der Clients an einem Front-End-Server viel Rechnerleistung erfordert. Zusätzlicher Bedarf ergibt sich bei mehreren Standorten für die Back-End-Server, Edge-Server für die Kommunikation nach draußen oder wenn häufiger Web-Konferenzen mit externen Beteiligten durchgeführt werden. Bestenfalls sollte die vorhandene Virtualisierungsplattform mitgenutzt werden, was sich investitionssichernd auswirken kann. Im Vergleich zu anderen Lösungen sind die Anforderungen minimal erhöht.

Herausforderungen einer Skype for Business Implementation

Skype for Business kann für Unternehmen unattraktiv werden, die auch nach der Umstellung auf die IP-Technologie herkömmliche Telefone einsetzen wollen bzw. müssen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die durchaus umfangreichen Telefonie-Funktionen im speziellen doch nicht ausreichend erscheinen oder Mitarbeiter nicht durch ein professionell aufgesetztes Akzeptanzmanagement auf die Veränderungen vorbereitet und die Vorzüge von Unified Communication hingewiesen werden. So bestehen in Unternehmen mit gewachsenen Strukturen oft bis zu Dreiviertel der Mitarbeiter leider weiterhin auf ihr vertrautes Tisch-Telefon.

Im Büroalltag haben sich außerdem Telefonie-Funktionsmerkmale etabliert, die mit Skype for Business Bordmitteln nicht oder nur verzögert bzw. durch Dritthersteller bereitgestellt werden können. Mittlerweile kann, das in Deutschland enorm wichtige Besetzt-Zeichen zur Verfügung gestellt werden, was jedoch noch nicht von Beginn an verfügbar war. Auch Merkmale wie die Chefsekretariats- oder die Teamfunktion erfordern in manchen Projekten die Installation von externen Zusatzprodukten und zusätzliche Server sowie Client-Lizenzen pro User, sofern die Bordmittel (Delegation Call) hier nicht mehr ausreichen sollten. Damit folgt auch Microsoft der bereits von Cisco bekannten 3rd-Party-Strategie, regionale Anforderungen des deutschsprachigen Raumes durch Dritthersteller abzudecken. Desgleichen gehören auch Callcenter-Anwendungen nicht zur Skype-Standardausstattung. Hier hat sich ebenfalls ein Markt von, in Skype for Business, integrierbaren oder kombinierbaren Lösungen etabliert. Die Auswahl der passenden Lösung hängt stark vom Bedarf und dem notwendigen Lösungsraum ab.

Skype for Business auch in der Werkshalle?

Bei Unternehmen mit Produktionsstätten ist Skype for Business generell einsetzbar. Zwar steht in der Werkshalle in der Regel kein PC für die Telefonie per Client zur Verfügung, denn noch lassen sich herkömmliche Telefone wie oben beschrieben als CAP-Endgerät betreiben. Weniger praktikabel für den Einsatz in Produktionsumgebungen erscheint die Nutzung des mobilen Clients auf einem Smart-Device. Die hierfür notwendige flächendeckende und störungsfreie WLAN- oder GSM-Versorgung steht in den seltensten Kundenprojekten uneingeschränkt zur Verfügung. Auf das Risiko einer reduzierten Verfügbarkeit lässt sich kein Betreiber ein, da sonst die Akzeptanz des Nutzers schwindet und Vertrauen verloren gehen kann. Hier rückt das nicht aussterben wollende DECT auf den Plan. Mittlerweile existieren zertifizierte DECT-Lösungen, die sogar den Erreichbarkeitsstatus des DECT-Endgerätes beispielsweise am Windows Client darstellen können.

Durch die grundsätzlich erschwerten Bedingungen bei Hochregallagern oder bei Gebäuden mit Wärmeschutzverglasungen, ist den auftretenden Problemen in der Funkversorgung oft nur mit erhöhtem Aufwand entgegenzuwirken.

Wird in den Verwaltungsbüros dennoch Skype eingesetzt, bedarf es für die Telefone in den Werkshallen zusätzlicher herkömmlicher TK-Anlagen, die mit Skype gekoppelt werden. Fehlt es in der Produktion an Netzwerkkabeln für moderne IP-Telefone, müssen auch analoge Telefonanschlüsse angebunden werden, was auch bei anderen Lösung gilt.

Die Umstellung auf IP ist generell nicht trivial

Unabhängig vom Einsatz von Skype for Business muss bei einem Umstieg auf IP-Technologie die IT-Infrastruktur VoIP-fähig gemacht werden. Mit dem Wechsel auf IP stellen sich dann viele neue Security-Anforderungen. Außerdem stellt sich die Frage der Verfügbarkeit völlig neu, weil mit dem Ausfall der WAN-Anbindung, sowohl die Daten- als auch die Telefonieverbindungen gekappt sind.

Hier müssen redundante Konzepte und zusätzliche Provider-Anbindungen für einen Notbetriebsmodus konzipiert werden.

Abb. Skype for Business Umstellung - aus der Praxis

 

DOK SYSTEME empfiehlt allen Unternehmen, vor der Entscheidung über die künftige IP-Kommunikations-Technologie, zunächst den eigenen Bedarf zu hinterfragen. Wie wollen und sollen die Mitarbeiter künftig arbeiten? Soll die Digitalisierung sofort oder schrittweise erfolgen? Welche Verbesserungen und Arbeitserleichterungen sollen mit der Migration auf eine neue Technologie erreicht werden? So entsteht eine solide Basis für eine erfolgversprechende Entscheidung.

 


Jürgen Pohl | Senior Consultant | Tel. +49 (0) 5131 49 33 0

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