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Collaboration Tools

Schöne neue Welt im Vergleich

Chat-Unterhaltungen, Web-Konferenzen, Application-Sharing – Unified Communication & Collaboration(UCC)-Technologien erobern den Unternehmensalltag. Fast täglich ist von WhatsApp-Gruppen oder agilen Projektmanagementmethoden zu lesen. Cloud-basierte "Team Collaboration Tools" sollen die Zusammenarbeit in Unternehmen einfacher, effizienter und sicherer machen. Doch halten die Tools, was sie versprechen?

Und welcher Lösung sollte man den Vorzug geben?

Der Markt für "Team Collaboration Tools" entwickelt sich weiter dynamisch. Hersteller wie Alcatel-Lucent (ALE), Avaya, Unify, Microsoft, Cisco und Mitel haben eigene Lösungen entwickelt. Die gute Nachricht: Alle Lösungen sind inzwischen ausgereift und für den Einsatz grundsätzlich zu empfehlen. Das gilt unabhängig davon, ob die Tools in einer öffentlichen Verwaltung oder einem internationalen Konzern eingesetzt werden sollen. Die Frage ist nur: Wie integrieren sich solche Lösungen in bestehende IT-Infrastrukturen oder handelt es sich um eine weitere Silo-Lösung, wie es so viele gibt?

Was die "Team Collaboration Tools" interessant macht

Haben wir früher nur E-Mails geschrieben und Sachverhalte telefonisch geklärt, organisieren wir uns heute orts- und zeitunabhängig und nutzen Funktionen wie Instant Messaging, das gemeinsame und zeitgleiche Arbeiten an Dokumenten und treffen uns in virtuellen Konferenzräumen – immer und von überall. Hierzu bieten die Collaboration Tools inzwischen interessante Details:

Microsoft Teams: Hinter der Microsoft-Lösung steht die Office Cloud. Somit können Word, Excel, PowerPoint und OneNote Dokumente direkt in Teams geöffnet und bearbeitet werden. Der schnelle Austausch über die Chat-basierte Arbeitsumgebung erinnert an einen Skype-Chat, besitzt aber viel mehr Möglichkeiten, wie z. B. Bloggen und Posten von Nachrichten und Informationen in meinem Team, die Bereitstellung von Dokumenten, das initiieren von Team-Konferenzen aber auch das herkömmliche Telefonieren nach in- und extern.

Cisco WebEx Teams (ehemals Cisco Spark): Die Kernfunktionen sind "Meetings, Messaging and Calling" in einem. Damit steht die Lösung der Idee von Microsoft in nichts nach. Ein besonderes Plus ist das WebEx Board. Es ähnelt einem übergroßen Tablet und lässt sich intuitiv als Whiteboard oder virtueller Konferenzraum nutzen. Dadurch erhält das Team alle Funktionen eines realen Meetings – nur eben aus der Cloud und online. Durch die integrierten Videomöglichkeiten können entfernte Teilnehmer sowohl die Inhalte des Whiteboards als auch die Teilnehmer der Konferenz sehen, so dass WebEx Teams zu einem echten multimedialen Erlebnis wird.

MiTeam von Mitel, Rainbow von Alcatel-Lucent oder Circuit von Atos-Unify: Nach Cisco und Microsoft haben nun auch andere Hersteller ihre UCC-Plattform um eine cloudbasierte Team Collaboration Software erweitert. Die Mitglieder des Teams finden in einem virtuellen Projektraum alle Dokumente und Tools zum Projekt. Es stehen Chat, Sprach-, Video-, Webkonferenz- und weitere Tools für die Web-Collaboration bereit. Prozesse und Workflows lassen sich automatisieren und so werden beispielsweise Task Lists geführt, Übersetzungen automatisch eingebunden sowie Verbindungen zu CRM- oder Projektmanagement-Tools hergestellt.

Welches Tool für welchen Einsatz?

Die Lösungen haben unterschiedliche Stärken und Schwächen. Welches der Tools sich am besten eignet, hängt weitgehend von den eigenen Anforderungen und der geforderten Integrationstiefe in die übrige IT ab.

Anwender, die bereits viele Microsoft-Anwendungen und entsprechende Lizenzen im Einsatz haben, werden einfacher zu Microsoft Teams migrieren können. So kann Microsoft Teams für die interne Kommunikation kostenlos genutzt werden. Für die externe Kommunikation sind hingegen höherwertigere Lizenzen und umfangreichere Implementierungen erforderlich.

Cisco WebEx ist Marktführer bei Video- und Web-Konferenz-Plattformen und versucht über diesen Weg, seine Team-Lösung bekannt zu machen. Derzeit kann WebEx Teams kostenlos zur Web-Konferenz-Plattform hinzugefügt werden und bei einer Neubestellung von WebEx wird Teams kostenlos mitgeliefert. Um die Teamfunktionen mit Telefonie und Video zu verbinden, ist allerdings die lokale Installation des TK-Systems von Cisco erforderlich. Was nach einem Nachteil klingt, kann schnell zu einem Sicherheitsvorteil werden. Denn eine vollständige Kommunikationsplattform in der Cloud bedeutet auch, sich den Regeln der Cloud zu unterwerfen. Ein Trend, den viele Unternehmen und öffentliche Auftraggeber noch scheuen, wenn es um die eigene Kommunikation geht. Die Anforderungen der DSGVO und der Datensicherheit, insbesondere sensibler Daten, lassen sich sicher einfacher mit lokaler Datenhaltung und Verschlüsselung mit Schlüsseln, die nicht in der Hand des Anbieters sind, erfüllen.

Aber auch die anderen Hersteller liefern ihre Team-Lösung aus der Cloud. Die Frage nach dem passenden Tool wird somit schnell zur Grundsatzfrage, ob ich für die Nutzung der Cloud bereit bin. Und die zweite Frage ist die Frage nach der Tiefe der Integration in andere, mit der Kommunikation zusammenhängende Systeme. Wird dieser Aspekt genauer beleuchtet und ist eine Silo-Lösung rein für Collaboration nicht gewünscht, so spielen die nahtlosen Übergänge der Funktionen zwischen klassischer Telefonie-Welt und moderner Collaboration eine noch viel entscheidendere Rolle. Hier punkten in der Regel die klassischen Hersteller von TK-Systemen, da sich deren Lösungen von Hause aus sehr nahtlos in die Telefonanlage integrieren und so weitere Funktionen nutzbar machen. Spielt die Videokommunikation dazu noch eine Rolle, so sondiert sich der Markt sehr stark, und man begibt sich auf die Suche nach der „Eierlegendenwollmichsau“. Eine Suche, die nur der gewinnt, der die Anforderungen seiner Anwender genau kennt. Denn wenn es auf eines ankommt, dann ist es die Usability und Anwenderakzeptanz.

 

User Adoption & Change Management

Damit die neuen Team Collaboration Tools von den Mitarbeitern bereitwillig aufgenommen und aktiv genutzt werden (User Adoption), ist wesentlich mehr notwendig, als die beste Technologie auszuwählen. Ganz entscheidend ist der Faktor Mensch, so dass empfohlen ist, die Einführung von neuen Technologien mit einem Change Management zu begleiten. Es geht darum, die neue Lösung in die Arbeitsprozesse zu integrieren und die Mitarbeiter dabei mitzunehmen. Dieser Zusatzaufwand rechnet sich, denn die Akzeptanz wird deutlich erhöht und die Arbeitseffizienz gesteigert.

Öffentliche Verwaltungen müssen umdenken

Unified Communication & Collaboration-Lösungen sind auch für öffentliche Verwaltungen attraktiv. Bei der Beschaffung ist allerdings ein Umdenken erforderlich. Die Wertgrenzen und die Nutzungszeiten ändern sich und damit auch die Beschaffungsart. Anstelle der Investition, beispielsweise in eine TK-Anlage, geht es jetzt um monatliche Pay-per-Use-Kosten für einen Betrachtungszeitraum von etwa fünf Jahren. Zudem spielen nutzungsabhängige Kosten nach Minuten oder vergleichbaren Kriterien plötzlich wieder ein Rolle, nachdem sich der Telefonie-Markt durch Flatrates gerade erst vereinfacht hat.

Fazit

Die Zeit der Technik, die im Keller ganze Räume füllt, ist vorbei. Mit den vorgestellten Collaboration Tools stellt sich erstmals nicht mehr die Frage, ob Cloud oder nicht. Wer diese Tools nutzen möchte, der wird von den Herstellern gezwungen, diese Tools aus der Cloud zu konsumieren. Und damit verbunden auch ein ganz neues Abrechnungsmodell hin zu nutzungsabhängigen Kosten und jährlichen Software-Assurance-Modellen zu akzeptieren.

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Nutzung von Collaboration Tools, so steht schnell die Frage im Raum, wie ich diese Tools mit bestehenden Lösungen verzahne, um den Anwendern das bestmögliche Anwendererlebnis zu bieten. Hier entstehen die wesentlichen Unterschiede der Lösungen. Schnell stellt der versierte IT-Manager fest, dass die Wahl des Collaboration Tools zur Grundsatzfrage nach der zukünftigen Kommunikationslösung wird. Denn Collaboration und Kommunikation, das sind zwei Bausteine, die eng zusammen gehören – eben Unified Communication & Collaboration.

 


Frank Weberbauer |
Senior Executive Consultant und stellv. Leiter der Niederlassung Süd |
Tel. +49 (0) 89 18 90 82 88 0

 


Kay Kaczmarek |
Senior Consultant |
Tel. +49 (0)5131 4933-0

 

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