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Collaboration Tools

Wenn der Funke überspringt - Cisco Spark

Insbesondere bei Büromitarbeitern besteht ein Arbeitstag zu einem sehr großen Teil aus der Interaktion mit anderen Menschen, seien es Kollegen, Dienstleister oder Kunden. Ein Teil davon wird häufig mit ineffizienter Kommunikation, z. B. durch permanente Medienbrüche, vergeudet. Marktbeobachter beziffern den hierdurch entstehenden „Schaden“ auf mehrere Tausend EUR pro Mitarbeiter im Jahr. Dieser Herausforderung sind nahezu alle namhaften Hersteller nachgegangen und haben ihre Produkte zur effizienteren Gestaltung von Kommunikation und Interaktion im Arbeitsalltag auf den Markt gebracht.

Unsere themenspezifische Reihe zur Vorstellung der „Team Collaboration Tools“ geht in die nächste Runde

Cisco Systems, als einer der führenden Hersteller im Bereich Unified Communication & Collaboration hat bereits im November 2014 „Project Squared“ ins Leben gerufen. Aus „Project Squared“ wurde dann im März 2015 das Produkt „Cisco Spark“. Seitdem befindet sich dieses im Portfolio des Herstellers und gibt seine Antwort auf die Anforderungen moderner Teamzusammenarbeit.

Cisco Spark ist ein Cloud basierter Service, der mittlerweile eine komplette Collaboration Suite für die Zusammenarbeit in Teams anbietet. Die Mehrwerte, mit denen der „Funke“ (Spark auf Deutsch) ins Rennen geht, sind vielversprechend, müssen jedoch vor dem Hintergrund der Bereitstellungsformen genauer auf ihre Nutzung am deutschen Markt betrachtet werden.

Ein Anwendungsfall aus der Praxis – so läuft's aktuell

Die Art, wie wir heute in unserer Arbeitsumgebung interagieren, ist alles andere als medienbruchfrei. Nicht selten durchbrechen wir den Kommunikationsprozess, obwohl wir ihn eigentlich gebündelt halten sollten. Um dauerhaft oder für einen bestimmten Zeitraum in einem Team zusammenzuarbeiten, legen wir E-Mail-Verteiler an, richten Ablageorte auf dem Server oder einer anderen Plattform ein, versenden E-Mails mit Verlinkungen oder sogar noch Dateianhängen, damit jeder im Team informiert ist. Wenn wir uns geplant treffen wollen, so terminieren wir uns über einen Termin in Outlook und nutzen im besten Fall bereits ein Webkonferenz-Tool, wenn nicht alle Team-Mitglieder am gleichen Standort sitzen. Die Vorbereitung und die Dokumentation während und nach dem Meeting erfolgen allerdings wieder außerhalb des Webkonferenz-Tools und verursachen zusätzlichen Aufwand.

Genau hier soll Cisco Spark den Kommunikationsbrüchen entgegenwirken und ein großes Stück weiter in Richtung „moderne Arbeitsplatzumgebung“ gehen.

Die Kernfunktionen von Spark sind „Meetings, Messaging and Calling“ in einem

Der Zugriff für die Nutzer von Spark kann über aktuelle Browser oder über auf vielen Plattformen erhältliche Anwendungen (Apps) erfolgen. Das browsergestützte Arbeiten mit Spark hat dabei geringfügige Einschränkungen. Über die App können sämtliche Funktionen am Smartphone, dem Tablet oder am Mac/Windows PC gesteuert werden.

Die Organisation der Zusammenarbeit erfolgt in „Teams“ und untergeordneten „Bereichen (Spaces)“. Die initiale Anlage von „Teams“ kann je nach Policy auch durch jeden Spark-Nutzer erfolgen. Spezielle Funktionen wie das Hinzufügen und Entfernen von Personen oder die Vergabe der Moderationsfunktion an weitere Mitglieder etc. sind nur in dieser Rolle möglich.

Die Teammitglieder können in den „Bereichen (Spaces)“:

    • ein Meeting initiieren oder dran teilnehmen (über WebEx-Integration) – geplant oder spontan
      Teammitglieder oder Kolleginnen und Kollegen per Kurznachricht anschreiben – in einem Raum oder individuell 1 zu 1
    • neben dauerhaft gespeicherten Texten (Chats) und Whiteboards auch Anhänge, Bots, Hyperlinks und externe Systeme in ihre Interaktion integrieren
    • einen Anruf zu allen „Raum-Teilnehmern“ gleichzeitig oder separate zu einem Teilnehmer starten
    • Screenshots von geteilten Bildschirminhalten erstellen und anschließend über die Multi-Touch-Screen-Funktion bearbeiten
    • an Whiteboards kreativ werden oder bereits vorhandene Dokumente kommentieren – schriftlich oder per Sprachnachricht
    • alles rund um ihre Arbeit in einem Projektraum finden: Abgelegte Dokumente, geteilte und gemeinsam bearbeitete Dokumente oder Whiteboard-Inhalte – alles, was in einem Raum entstanden ist, kann auch dort dokumentiert und nachgehalten werden

Das Spark Board – die moderne und hochwertige Ergänzung

Darüber hinaus vermarktet Cisco ein eigenes Device – das Spark Board. Es ähnelt einem übergroßen Tablet und lässt sich auch so intuitiv bedienen. Dadurch erhält das Team eine virtuelle Whiteboard-Funktion. Durch die zusätzlich integrierten Videomöglichkeiten können entfernte Teilnehmer sowohl die Inhalte des Whiteboards als auch die Teilnehmer der Konferenz sehen. Die Bedienung des Boards erfolgt über den Multi Touch Screen per Touch Pen oder einfach mit Fingern als Schreib- oder Zeichenutensil.

Über die sogenannte Proximity-Funktion ist das Spark Board in der Lage, durch Ultrasound Technology eine automatische Verbindung zwischen ihm und dem Device (Laptop, Smartphone, Tablet, PC) des Anwenders, der sich im Raum aufhält, herzustellen. Das Gerät wird automatisch erkannt und ermöglicht dem Nutzer ohne manuelle Anmeldung sofort zu agieren.

Kurzfristige Abstimmungen und geplante Meetings erhalten durch all diese Funktionen eine erhebliche Aufwertung, in der Usability, dem Erlebnis und Ergebnis.

Kleine schlaue „Helferchen“ vereinfachen den Arbeitsalltag

Cisco stellt über seinen eigenen App Store depot.ciscospark.com Schnittstellen (Integrations) zu vielen cloudbasierten Systemen wie SharePoint, Box, Jira etc. sowie die Nutzung von Bots für Google Drive, SalesForce, Dictionary zur Verfügung. Bots sind in der Lage, weitgehend automatisch sich wiederholende Aufgaben abzuarbeiten, ohne dabei auf eine Interaktion mit einem menschlichen Benutzer angewiesen zu sein. Diese unterstützen z. B. bei Übersetzungen in andere Sprachen – direkte simultane Übersetzung bei der Eingabe einer Kurznachricht, bei der Erstellung von Workflows mit Freigabeschleifen, die über Spark abgebildet werden sollen oder auch administrative Themen wie Raumbuchungen. Alles ist auf dieser einen Plattform möglich – ohne das Öffnen weiterer Anwendungen.

Unser Fazit

Die Digitalisierung transformiert die Art, wie wir miteinander arbeiten, unsere Arbeitsplatzumgebung und damit gleichzeitig die Systeme und Tools, die wir dazu benötigen.

Cisco hat diese Plattform ins Leben gerufen, um dem Thema „Team Collaboration“ ein zukunftsfähiges und anwenderfreundliches Gesicht zu geben.

Der Spark komplettiert das umfassende Unified Communication & Collaboration Angebot des Herstellers um diese entscheidende Komponente. Sogar ein eigenes Device, das Spark Board, wurde für diese innovative Arbeitsweise entwickelt – die nahtlose Verknüpfung aller Kommunikationsaktivitäten, ohne Medienbrüche.

Zur Einführung und erfolgreichen Implementierung einer solchen Innovation ist, neben der technischen Begleitung, auch professionelles Change Management erforderlich. Die Funktionen zu beherrschen ist das eine, einer kompletten neuen Arbeitsweise eine Chance zu geben, ist das andere und bedarf einer zielgruppenspezifischen Vorgehensweise bei der Realisierung. Dabei unterstützen wir Sie gerne.

In unseren beiden nächsten Beiträgen dieser Reihe stellen wir Ihnen die Collaboration Lösung MiTeams von Mitel vor und betrachten Teams von Microsoft noch einmal detaillierter, insbesondere vor dem Hintergrund der Ankündigung, dass Skype for Business in Teams aufgehen wird.

Im Anschluss werden wir einen Vergleich ziehen, der die Stärken und Schwächen der Systeme auf den Punkt bringen wird.

 


Frank Weberbauer |
Senior Executive Consultant und stellv. Leiter der Niederlassung Süd |
Tel. +49 (0) 89 18 90 82 88 0

 

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