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Best Practice

Beratung bei der Softwarebeschaffung?

Warum sollten Unternehmen „teure“ Berater für die Softwarebeschaffung beauftragen? Es geht nicht nur um die ungezählten Fehlbeschaffungen, wo die günstigsten Angebote höchst kostspielige Nachfolgekosten verursachen. Noch häufiger sind unzureichende Bedarfsanalysen, unvollständige Ausschreibungen und mangelhafte Softwareeinführungen. Sie haben meistens schwerwiegende Auswirkungen. Das muss nicht sein.

Das Problem beginnt bereits bei dem Anlass für eine Softwarebeschaffung. Langfristige Innovationsstrategien spielen weder in Unternehmen noch in Behörden eine nennenswerte Rolle. Die Beschaffung ist selten freiwillig oder langfristig geplant, kommt meistens zu einem ungünstigen Zeitpunkt und es fehlt immer an der Zeit, alles gründlich vorzubereiten und durchzuführen. Das sind ungünstige Voraussetzungen für erfolgreiche Projekte.

Gravierende Mängel durch fehlende Ressourcen

Die Softwarebeschaffung kommt unerwartet. Den betroffenen Fachabteilungen fehlt schon für das normale Tagesgeschäft häufig die notwendige Zeit. Zusätzliche Projekte können deshalb nur mit niedriger Priorität und geringerer Sorgfalt bearbeitet werden. Und das führt oft zu großen Folgeproblemen.

Zu Beginn eines Beschaffungsprojekts steht die gründliche Analyse des Bedarfs mit einem detaillierten Lastenheft. Mängel in der Bedarfsanalyse werden häufig erst nach der Beschaffung sichtbar und führen dann zu Nachbesserungen oder zu dauerhaften Mängeln. Die fehlende Zeit ist eine der Hauptursachen für unzureichende Bedarfsanalysen. Nicht zu vernachlässigen sind allerdings auch fehlende Erfahrungen mit Beschaffungsprozessen, die unzureichende Berücksichtigung der bestehenden Infrastruktur oder zu wenig Aufmerksamkeit für Details wie Lizenzbedingungen, Softwarewartung oder Programmanpassungen.

Berater verfügen über Know-how aus anderen Projekten

Externe Berater können die Fachabteilung bei Sonderprojekten wirksam entlasten. Sie stellen ausreichend Ressourcen bereit und übernehmen temporär die Verantwortung für die sorgfältige Vorbereitung des Beschaffungsprojekts. Noch wichtiger sind oftmals die Mittlerrolle zwischen Entscheidungsträgern, Abteilungs- und Anwenderinteressen sowie ihre im tagtäglichen Einsatz geforderten Projektmanagementfähigkeiten.

Die Erfahrung aus einer Vielzahl anderer Projekte ist immer dann von Vorteil, wenn neben den fachlichen Themen Folgeprobleme aus dem organisatorischen oder technischen Umfeld zu bedenken sind. Dieser Blick über den Tellerrand setzt entsprechende Erfahrungen voraus.

Zeit und Kosten sparen

Die sorgfältige Bedarfsanalyse und gut vorbereitete Lasten- und Pflichtenhefte sind die notwendige Voraussetzung für erfolgreiche Projektergebnisse. Erfahrene Projektleiter sind darüber hinaus auch in der Lage, einzelne Teilmaßnahmen frühzeitiger zu starten oder zu erwartende Verzögerungen vorherzusehen. So lassen sich auch in normalen Beschaffungsprojekten oftmals etliche Projektmonate einsparen. Am Ende können „teure“ Berater helfen, die Projektkosten nachhaltig zu senken.

Abb. Was ist zu tun? - Auf langjährige Erfahrung beruhende Beratung kann Projektkosten nachhaltig senken.



Markus Humberg |
Senior Executive Consultant | Tel. +49 (0) 5131 49 33 0

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