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Ausschreibung bei Fachverfahren

Die Landes- und Bundesbehörden stehen immer stärker unter Druck. Fachverfahren sollen schneller entwickelt und eingeführt werden, obwohl interne Erfahrungen und Ressourcen dafür nicht ausreichen. Auch bei einer externen Vergabe können Projekte scheitern, wenn es bei der Ausschreibung gravierende Mängel gibt.

Für die Entwicklung neuer Programme und die Anpassung vorhandener Fachverfahren stehen den Landes- und Bundesbehörden schon in vielen Fällen keine ausreichenden Ressourcen zur Verfügung. Durch die zunehmende Digitalisierung vieler Verfahren und Abläufe (Stichwort eGovernment) ist der Bedarf für externe Entwicklungsprojekte nochmals gestiegen.

Systematische Vorbereitung von Ausschreibungen

Je enger die Ressourcen und je größer der Handlungsdruck, umso stärker leiden auch die Vorbereitungen der Ausschreibungen. Mangelnde Zeit bei den Experten aus den Fachabteilungen, unklare Verantwortlichkeiten und nicht exakt definierte Budgets sind typische Probleme in der Vorbereitung.

DOK SYSTEME wurde als herstellerunabhängiger Berater in der Vergangenheit vor allem bei komplexen Fachverfahren als Unterstützung für Landes- und Bundesbehörden tätig. DOK SYSTEME verfügt hier über umfangreiches Fach-Know-how, langjährige Projekterfahrung und genaue Kenntnisse der Vergabeverfahren bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand. Bei den Projekten ging es um zum einen um eine systematische Ausschreibungsvorbereitung und z. T. auch um die fachliche Begleitung der Projektumsetzung. Projektbeispiele zeigen, dass sich durch eine bessere Vorbereitung und intensivere Qualitätskontrolle messbare Vorteile erreichen lassen.

Anforderungsanalyse bei der Ausschreibungsvorbereitung

Bei der Entwicklung und Einführung komplexer Fachverfahren werden Mängel oft erst bei der Umsetzung oder nach der Einführung des Verfahrens sichtbar. Die Mängel hätten durch eine bessere Ausschreibungsvorbereitung meistens verhindert werden können. Die häufigsten Ursachen liegen in der unzureichenden Bedarfsermittlung, in der zu ungenauen Dokumentation in Lasten- und Pflichtenheften sowie in nicht realitätsgerechten Projektplänen und Budgets.

Zu den Voraussetzungen einer systematischeren Ausschreibungsvorbereitung gehören vor allem Erfahrungen aus der Anforderungsanalyse und des anschließenden Ausschreibungsmanagements. Werden die inhaltlichen, zeitlichen und finanziellen Projekterfordernisse bereits vor der Ausschreibung gründlicher ermittelt, sinkt die Gefahr späterer negativer Überraschungen. Die sorgfältige Bedarfsermittlung und die Qualität und Güte der Ausschreibung sind entscheidend für den Projekterfolg.

Eine gründliche Form der Ausschreibungsvorbereitung erfordert auch einen frühzeitigeren und intensiveren fachlichen Einstieg in das Projekt. Dafür muss zwar zusätzliche Zeit eingeplant werden, was sich aber vor allem bei vielschichtigen und damit komplexen Projekten lohnt. So wurde bei der Vorbereitung eines Fachverfahrens erst durch die genauere Beschreibung der notwendigen Projektschritte klar, dass der Personalaufwand bei der ursprünglichen Planung um den Faktor 50 unterschätzt worden war. Auch bei der geplanten Hardwareausstattung und bei den Speicheranforderungen wurden gravierende Mängel transparent. Diese Planungsfehler wurden korrigiert und bei der Ausschreibung noch rechtzeitig berücksichtigt.

In fünf Schritten zur erfolgreichen Ausschreibung

Schritt 1: Die Aufgabenstellung wird identifiziert und in der Fachabteilung der tatsächliche Bedarf ermittelt. Bereits hier kann es sinnvoll sein, externes (herstellerunabhängiges) Fachwissen zu nutzen.

Schritt 2: Die fachlichen und personellen Anforderungen werden erfasst und dokumentiert. Dafür werden z. B. Interviews geführt und Vergleiche erstellt.

Schritt 3: Im nächsten Schritt wird das Projekt genau definiert. Dazu werden Verantwortlichkeiten benannt, die ermittelten Fachanforderungen eingebracht, der Personalbedarf ermittelt und eine Entscheidungsvorlage zur geplanten Ausschreibung vorbereitet.

Schritt 4: Die „Bietersuche und Bieterauswahl“ erfolgen über das jeweils passende Vergabeverfahren, z. B. im Rahmen einer nationalen oder EU-weiten Ausschreibung.

Schritt 5: Der Angebotsvergleich beginnt. Die Angebote werden mit den Anforderungen abgeglichen, auf Vollständigkeit und versteckte Kosten überprüft. Grundlagen zur objektiven Wertung der Angebote sind hier die mit den Vergabeunterlagen versandten und durch die Bieter im Angebot zu beantwortenden Kriterienkataloge aus Leistung und Zeitbedarf. Die Wertung von Leistung und Preis führt zum wirtschaftlichsten Angebot und damit zur Vergabe.

Hier hat sich auch gezeigt, dass sich der höhere Aufwand eines Verhandlungsverfahrens in der Regel durch die wesentlich bessere Auftragsklärung und Optimierung der Leistungsbeschreibung wirtschaftlich deutlich auszahlt.

Abb. Fünf Schritte zur erfolgreichen Ausschreibung

 

Projektkontrolle und Projektmanagement

In einigen Projekten begleitet DOK SYSTEME auch die ersten Schritte nach der Beauftragung eines Bieters, d. h. die sogenannte Migration, auf Wunsch des Auftraggebers dann auch die weitere Umsetzung. Dies ist z. B. dann von Vorteil, wenn die behördeninternen Verantwortlichkeiten mit der Beschaffung wechseln und im übernehmenden Bereich noch fachliche Voraussetzungen fehlen. Zu den Aufgaben zählen hier beispielsweise die Vorbereitung eines Kick-offs und die Kontrolle der Umsetzungsschritte mittels Meilensteinplänen. Insbesondere bei größeren Projekten können auf diese Weise Reibungsverluste und zeitliche Verzögerungen vermieden werden.

 


Markus Humberg | Senior Executive Consultant | Tel. +49 (0) 5131 49 33 0

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